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Für die einen Fluch, für die anderen Segen: Mitarbeitergespräche. Gründe, mit dem Chef ein offenes Gespräch zu führen, gibt es zahlreiche: Konfliktsituationen im Job, längere Abwesenheit durch Elternzeit oder Krankheit, Ende der Probezeit, Kündigung des Arbeitsvertrages und, und, und. Viele Unternehmen bieten neben diesen anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen das sogenannte Jahresgespräch an.
In meinem ersten Jahr zum Beispiel wusste ich noch nicht so recht, wie das ablaufen würde und war vorher etwas unsicher. Wozu dient dieses Jahresgespräch? Wie bewertet mich mein Chef? Und kann ich mich vorher irgendwie drauf vorbereiten? Von Dr. Elena Albrecht, Personalreferentin von ROLAND Rechtsschutz, habe ich mir ein paar Tipps geholt.
Jahresgespräch: Wozu ist das überhaupt gut?
Vom Arbeitgeber initiiert, versteht sich das Jahresgespräch als mehr oder weniger formelle Bewertung des Mitarbeiters. Von Dr. Elena Albrecht weiß ich, dass Unternehmen nicht verpflichtet sind, Jahresgespräche zwischen Arbeitnehmer und deren Führungskraft zu führen. Sie sind freiwillig. Und es gibt demnach auch keinerlei rechtliche oder formelle Vorgaben. Wozu also der ganze Aufwand? „Das Jahresgespräch ist ein subjektives Verfahren, um dem Mitarbeiter ein strukturiertes Feedback zu geben“, so Elena Albrecht. „Mit einem einfachen ‚hast du gut gemacht‘ oder ‚da hast du Mist gebaut‘ kann der Mitarbeiter meist nicht viel anfangen. Deshalb sollen bestimmte Kriterien dabei helfen, dem Arbeitnehmer in einer ungestörten Atmosphäre konstruktives Feedback zu geben und ihn so in seiner beruflichen Weiterentwicklung zu unterstützen.“
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Inhalte im Jahresgespräch: Worüber reden wir?
Laut Dr. Albrecht variieren diese Kriterien von Unternehmen zu Unternehmen. Viele Arbeitgeber nutzen jedoch ähnliche Abläufe: „In der Regel gehört zu den Gesprächsinhalten zum einen, die Leistungen des Mitarbeiters zu beurteilen. Zum anderen ist es gang und gäbe, über die Förderung und Weiterentwicklung zu sprechen. Oft kommt es auch vor, dass bestimmte Zielvereinbarungen für das kommende Jahr getroffen werden“, weiß die Personalreferentin.
Im Rahmen der Leistungsbeurteilung soll der Chef idealerweise einen Rückblick auf vergangene Aufgaben und Projekte seines Mitarbeiters geben – und ihn in dem Zuge loben oder kritisieren. Wie ist die Qualität seiner Arbeit? Ergreift er auch selbst mal die Initiative? Wie reagiert der Mitarbeiter in Belastungssituationen? Hat er die Zielvereinbarungen aus dem letzten Jahresgespräch eingehalten? Aber auch Beurteilungen zum Sozialverhalten gehören dazu: Wie arbeitet der Mitarbeiter im Team? Ist er konflikt- und kritikfähig? „Diese und weitere Kriterien schaffen beim Arbeitnehmer Transparenz über die überwiegend subjektive Beurteilung“, so Dr. Albrecht.
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Mitarbeiterentwicklung im Jahresgespräch
Auch in puncto Mitarbeiterentwicklung gibt es oft Redebedarf. Steht vielleicht für das kommende Jahr ein Projekt an, für das der Mitarbeiter eine bestimmte Weiterbildung braucht? Dr. Albrecht rät: „Weiterbildungen qualifizieren den Mitarbeiter für ein breiteres Aufgabenspektrum und sind somit auch immer interessant für den Arbeitgeber. Sprechen Sie Ihren Chef einfach im Jahresgespräch auf Ihre gewünschte Fortbildung an.“ Mehr als nein sagen kann er ja ohnehin nicht.
Wer in seinem Jahresgespräch auch bestimmte Ziele für das kommende Jahr vereinbart, sollte offen mit seinem Vorgesetzten über die Erwartungen und Konsequenzen sprechen. Übrigens: Es gibt einen Unterschied zwischen harten und weichen Zielvereinbarungen. Ersteres stellt die quantitativen Ziele dar, wie zum Beispiel Verkaufszahlen im Vertrieb. Letzteres beschreibt die qualitativen Ziele, die ein Mitarbeiter erreichen soll. Beispiele hierfür: verbesserte Kommunikation am Telefon, Verbesserung des individuellen Kundenkontakts/Serviceorientierung, Themen stärker vorantreiben und Initiative zeigen. „Diese Zielvereinbarungen sollten immer ein Instrument sein, die eigenen Mitarbeiter zu motivieren. Manche Arbeitgeber bieten auch eine Bonuszahlung bei erfolgreicher Umsetzung. Sind die Vereinbarungen jedoch schlichtweg nicht erreichbar, ist der Mitarbeiter schnell frustriert“, erklärt die promovierte Psychologin. „Verläuft das Jahresgespräch wirklich konstruktiv und sachlich, fördert es die Zusammenarbeit und stärkt das Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft. Wichtige Voraussetzung hierfür ist der respektvolle Umgang beider Seiten. Nur so erfüllt das Jahresgespräch auch seinen Sinn und Zweck.“ Das Jahresgespräch ist auch eine geeignete Gelegenheit, den Wunsch nach einer Gehaltserhöhung anzusprechen. Macht euch am besten schon im Vorfeld Gedanken, wie ihr dieses heikle Thema angeht und welche Argumente aus eurer Sicht dafür sprechen.
Tipps zur Vorbereitung auf das Jahresgespräch
Elena Albrecht hat außerdem den Tipp gegeben, sich schon im Vorfeld selbst einige Gedanken zu machen, wenn das Jahresgespräch mit dem Chef ansteht. Habe ich die vereinbarten Ziele vom letzten Jahr erreicht? Wenn nicht, welche Gründe gibt es dafür? Welche Ziele und Wünsche habe ich selbst für das kommende Jahr? Denn wer sich schon auf das kommende Gespräch vorbereitet, kann die Unterhaltung aktiv mitgestalten. Statt eines Monologs durch den Vorgesetzten, könnt ihr euch also im Gespräch einbringen und zeigt so eure Motivation. „Stellen Sie sich auch die Frage, ob Sie sich etwas von Ihrer Führungskraft wünschen. Auch wenn es erst einmal schwierig erscheint, hilft eine konstruktive Kritik oft dabei, das Arbeitsverhältnis zu verbessern“, rät Dr. Albrecht. Außerdem sollte man ausreichend Zeit einplanen. Was so banal klingt, hat den Hintergrund, bei einer längeren Unterhaltung nicht plötzlich unter Zeitdruck zu stehen.
Wahl oder Pflicht: Muss ich am Jahresgespräch teilnehmen?
„Arbeitsrechtlich ist es so, dass der Arbeitnehmer verpflichtet ist, am Jahresgespräch teilzunehmen. Dadurch, dass die Jahresgespräche nicht gesetzlich vorgeschrieben werden, gilt die Teilnahme natürlich nur bei Unternehmen, die für sich das Jahresgespräch festgelegt haben“, weiß Personalreferentin Elena Albrecht. Es gibt aber auch Ausnahmen: „Ist jemand krank, muss er sich selbstverständlich nicht zum Gespräch quälen. Auch wenn die Bedingungen des Termins nicht unter den üblichen Arbeitsbedingungen stattfindet, kann der Mitarbeiter die Teilnahme verweigern. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Termin nicht zu den üblichen Arbeitszeiten oder am üblichen Arbeitsort stattfinden soll.“
Mein Fazit: Solange sich alle Beteiligten an die richtigen „Spielregeln“ halten und es bei einem konstruktiven Gespräch bleibt, ist das Jahresgespräch eine gute Gelegenheit, offen die eigenen Leistungen und Vorstellungen im Job zu besprechen. Durch die gewonnenen Erkenntnisse könnt ihr nur lernen und euch weiterentwickeln! Wichtig ist, sich vorab selbst ein paar Gedanken zu machen und sich selbstkritisch mit den eigenen Leistungen zu befassen.
Auch bei mir verlief das erste Jahresgespräch schließlich reibungslos und sehr aufschlussreich. Ich bin mit einem sehr guten Gefühl wieder zu meinem Schreibtisch zurückgekehrt.
Dieser Artikel wurde ursprünglich am 4. Dezember 2017 veröffentlicht (Haftungsausschluss).
Unsere Personalreferentin
Dr. Elena Albrecht ist seit elf Jahren Personalreferentin bei ROLAND. Sie ist unter anderem verantwortlich für die Themen Personalbeschaffung und -betreuung. Hierzu zählt auch die Sichtung und Bewertung der eingehenden Bewerbungsunterlagen. Zudem verfasst sie die Zeugnisse für die ROLAND-Mitarbeiter.
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Dr. Elena Albrecht
ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG