Julia

Dienstreise: Rechtliches rund um Arbeitszeit, Steuer und Co.

Für die einen sind sie eine gern gesehene Abwechslung im Joballtag, für die anderen bedeuten sie lästige Überstunden weit weg von zu Hause: Die Rede ist von Dienstreisen. Wie auch immer ihr zu diesem Thema steht: Es gibt ein paar rechtliche Dinge, die ihr wissen solltet, bevor ihr euch das nächste Mal auf Geschäftsreise begebt. Welche das sind, habe ich mit Rechtsanwalt Benjamin Dahm besprochen.

Was ist eigentlich eine Dienstreise?

Aber zunächst mal zum Begriff „Dienstreise“: Was ist das überhaupt? Arbeitsrechtlich betrachtet bedeutet das, im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes tätig zu sein. Natürlich wird hier eine gewisse Distanz zwischen Arbeitsstätte und dem Zielort der Dienstreise vorausgesetzt: Ein Kundentermin im selben Stadtviertel ist wohl noch keine Geschäftsreise.

Welche Entfernung nun genau eine Dienstreise als solche qualifiziert, ist allerdings gesetzlich nicht so genau geregelt und hängt vom Einzelfall ab. Jedenfalls ist es möglich, innerhalb einer Millionenstadt wie Berlin – mit entsprechend langer Fahrtzeit – eine Dienstreise zu unternehmen. In einer Kleinstadt hingegen eher nicht.

Gilt die komplette Reisezeit als Arbeitszeit?

Die Dienstreise und ihre rechtlichen Tücken: Was gilt zum Beispiel als Arbeitszeit?

Die Dienstreise und ihre rechtlichen Tücken: Was gilt zum Beispiel als Arbeitszeit?

Gründe für eine Geschäftsreise gibt es genug: es steht eine Besprechung mit Kunden, Lieferanten oder Kollegen an anderen Firmenstandorten an, man möchte an einer Veranstaltung teilnehmen oder vielleicht eine Messe oder ein Seminar besuchen. Die Lehrer unter euch sind bestimmt auch öfter mal auf Klassenfahrt unterwegs – auch die zählt als Dienstreise.

Sehr häufig geht die Dauer der Reise weit über die reguläre Arbeitszeit hinaus. Zum Leidwesen vieler Arbeitnehmer gibt es aber keine einheitliche Regelung, ob diese Zeit vergütet werden muss. „Hier sollte man sich in seinem Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder auch in der Betriebsvereinbarung schlau machen“, rät der Rechtsexperte. Die allgemeinen gesetzlichen Vorgaben zum Thema Überstunden  gelten aber natürlich auf jeden Fall – Dienstreise hin oder her.

 

Kann man die Dienstreise von der Steuer absetzen?

Stellt sich die Frage, wer eigentlich für die ganzen Reisekosten aufkommt und ob die Dienstreise von der Steuer absetzbar ist. Klar: Wer von seinem Arbeitgeber auf Dienstreise geschickt wird, bekommt sein Geld selbstverständlich zurück. Die Ausgaben für Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und sogenannte Reisenebenkosten werden vom Arbeitgeber erstattet. „Die Regeln für die Abrechnung sind normalerweise im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt“, weiß der Anwalt.

Und Selbstständige? „Hier muss der Aufenthalt einen betrieblichen Grund haben und darf nicht länger als drei Monate dauern. Dann erkennt das Finanzamt die Reisekosten in der Steuererklärung auch als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben an.“ Und das sieht dann so aus:

  • Verpflegung: Die Verpflegungspauschale auf Dienstreisen beträgt bei mehr als acht Stunden Abwesenheit 12 Euro, bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit hingegen 24 Euro. Achtung: Ist im Hotelpreis das Frühstück enthalten, muss das bei einer Übernachtung auf der Rechnung stehen, denn die Pauschale wird dann um 4,80 Euro gekürzt. Bei Mittag- oder Abendessen müsst ihr sogar jeweils 9,60 Euro abziehen.
  • Fahrt: Fahrtkosten könnt ihr in voller Höhe absetzen, aber nur mit Beleg. Nutzt ihr für die Geschäftsreise euer Privat-Pkw, wird eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angesetzt.
  • Übernachtung: Auch die Übernachtungskosten könnt ihr per Beleg komplett steuerlich geltend machen.
  • Reisenebenkosten: Und dann gibt es da noch Ausgaben wie Kosten für Telefonate, Mautgebühren, Parkplatzkosten oder Unfallversicherungen für Betriebsunfälle außerhalb der Arbeitsstätte – so sogenannten Reisenebenkosten. Auch die sind steuerlich absetzbar, natürlich nur mit Beleg.

Dienstreise – wenn Berufliches und Privates verschmelzen

Manchmal sind berufliche und private Dinge nicht ganz einfach zu trennen – auch, wenn es um die Dienstreise geht. Muss zum Beispiel der Arbeitnehmer seine Vorteile aus privaten Bonusprogrammen an den Arbeitgeber weitergeben? „Ja“, lautet die eindeutige Antwort von Rechtsanwalt Benjamin Dahm. „Denn die Firma bezahlt für die Reise. Und der Chef kann beispielsweise auch verlangen, dass der Geschäftsreisende während einer Dienstreise gesammelte Bonusmeilen für spätere geschäftliche Termine nutzt.“

Dienstwagen und Firmenhandy privat nutzen?

Ebenso arbeitgeberfreundlich ist das Gesetz, wenn es um die private Nutzung des Dienstwagens und des Firmenhandys geht: Wenn nichts anderes geregelt ist, ist nämlich genau das nicht erlaubt. Wer hingegen privat und dienstlich mit dem eigenen Wagen unterwegs ist, sollte darauf achten, dass er die Kosten korrekt abrechnet. „Ohne weitere Absprache mit dem Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer nämlich nur verlangen, dass ihm die tatsächlich angefallenen Aufwendungen erstattet werden. Als Kostennachweis muss er die entsprechenden Tankquittungen und sonstigen Rechnungen vorlegen“, erklärt der Experte. „Die steuerlich anerkannte Kilometerpauschale, die alle Kosten der Kfz-Nutzung abdeckt, kann der Arbeitnehmer nur verlangen, wenn das ausdrücklich vereinbart wurde.“ Schickt der Arbeitgeber euch allerdings ohne Firmenhandy auf Dienstreise, braucht ihr euer privates Gerät nicht für berufliche Zwecke einzusetzen: Wenn ihr während dieser Zeit erreichbar sein sollt, muss euch die Firma ein Diensthandy zur Verfügung stellen.

Manchmal bietet sich eine Geschäftsreise ja auch an, um sie nach getaner Arbeit mit einem privaten Besuch bei der Tante oder bei guten Freunden zu verbinden – aber was ist dann mit den Kosten? Rechtsanwalt Benjamin Dahm: „Wenn keine Mehrkosten entstehen, kann der Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit natürlich private Termine wahrnehmen. Allerdings entscheidet der Arbeitgeber darüber, ob der Mitarbeiter die An- und Abreise daran anpassen darf. “ Für alle sonstigen privaten Kosten, zum Beispiel Kino- oder Restaurantbesuche, muss der Arbeitnehmer aber natürlich selbst aufkommen.

Wenn ihr das nächste Mal auf Dienstreise geschickt werdet, seid ihr nun hoffentlich bestens gewappnet – zumindest, was die rechtliche Seite betrifft.

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