Home Office: Rechtliches rund um die Arbeit von zuhause

Home Office wird häufig als Sammelbegriff für die Arbeit außerhalb der Unternehmens-räumlichkeiten verwendet. Dabei gibt es per Definition einen Unterschied zwischen der sogenannten “Telearbeit” und dem “mobilen Arbeiten”. Rechtsanwalt Meyersrenken: “Bei der Telearbeit richtet der Arbeitgeber im Haus oder der Wohnung des Mitarbeiters einen festen Bildschirmarbeitsplatz ein. Beim mobilen Arbeiten nutzt der Mitarbeiter hingegen Laptop, Smartphone oder Tablet und ist somit räumlich flexibel.” Daher ist das mobile Arbeiten insbesondere für Arbeitnehmer interessant, die viel unterwegs sind und zum Beispiel auch im Zug oder Flugzeug arbeiten möchten.

Es kommt immer häufiger vor, dass Unternehmen feste Arbeitsplätze einsparen möchten und somit ihre Beschäftigten ins häusliche Arbeitszimmer ausquartieren. Aber ist das rechtens? Der Anwalt stellt klar: “Ihr Arbeitgeber darf Sie nicht zwangsweise ins Home Office versetzen. Wenn Sie es also nicht wollen, können Sie das Home Office ablehnen – es sei denn, es wurde arbeitsvertraglich festgeschrieben. Dann könnten Sie bei einer Weigerung abgemahnt oder gekündigt werden.”

„In der Regel wird das Thema Home Office nicht im eigentlichen Arbeitsvertrag, sondern in einer Zusatzvereinbarung geregelt“, erklärt Rechtsanwalt Henning Meyersrenken. Die Zusatzvereinbarung klärt meistens folgende Fragen:

• An wie vielen Tagen in der Woche darf daheim gearbeitet werden?
• Wie wird die Arbeitszeit erfasst und welche Pausenzeiten gelten?
• Darfst du Überstunden machen?
• Welche Anforderungen gibt es an das Arbeitszimmer bzw. den Arbeitsplatz (z. B. abschließbarer Raum)?
• Werden dir Arbeitsmittel (z. B. Rechner, Bildschirme, Telefon etc.) gestellt?
• Übernimmt dein Arbeitgeber Kosten, z. B. für Internet und Telefon?
• Ist die Vereinbarung befristet?
• Wie kann die Vereinbarung widerrufen oder gekündigt werden?

Die Alternative zur individuellen Vereinbarung ist eine unternehmensweit einheitliche Regelung zum Thema Telearbeit oder mobiles Arbeiten. Bei Unternehmen, die einen Betriebsrat haben, gibt es häufig eine entsprechende Betriebsvereinbarung. Sie gilt für alle im Unternehmen Beschäftigten, meist mit Ausnahme von Auszubildenden und leitenden Angestellten.

Genau wie im Büro muss dein Arbeitgeber auch beim Home Office sicherstellen, dass deine Gesundheit nicht gefährdet wird. Er muss sich also an die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) halten. Das heißt: Ein extra Raum ist wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig. Jedoch müssen die Lichtverhältnisse am Arbeitsplatz sowie die Höhe und Ergonomie von Tisch und Stuhl den gesetzlichen Normen entsprechen.

Manche Firmen lassen sich von ihren Arbeitnehmern sogar schriftlich zusichern, dass sie den Heimarbeitsplatz begutachten dürfen. In einigen Fällen werden Mobiliar und andere Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber gestellt; bei der Telearbeit richtet ein Techniker einen festen Bildschirmarbeitsplatz in der Wohnung des Mitarbeiters ein. “Ist das Home Office im Arbeitsvertrag festgeschrieben, muss der Arbeitgeber für die Kosten der Einrichtung aufkommen. Vereinbaren Sie es nachträglich, müssen Sie darüber verhandeln”, erklärt Henning Meyersrenken.

Neben den notwendigen Vorkehrungen zur Arbeitssicherheit musst du selbst sicherstellen, dass bei dir zuhause wichtige Geschäftsinformationen vor Dritten geschützt werden. Vertrauliche Dokumente dürfen also niemals offen herumliegen und der Bildschirm sollte immer gesperrt werden, wenn du den Schreibtisch verlässt. Auch aus Sicht des Unternehmens stellt die Heimarbeit hohe Anforderungen an den Datenschutz. Ein sicherer Datentransfer kann beispielsweise über einen VPN-Tunnel sichergestellt werden.

Weiterhin solltest du mit deinem Chef die genauen Rahmenbedingungen deiner Arbeit von zu Hause klären. Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

• Wie frei kannst du deine Arbeitszeit einteilen?
• Gibt es eine Kernarbeitszeit oder vollkommen flexible Arbeitszeiten?
• Wann und wie musst du telefonisch erreichbar sein?
• Wie ist die Pausen-Regelung?
• Wie viel Prozent deiner Arbeitszeit darfst du daheim arbeiten?
• Musst du Home-Office-Zeiten vorab von deinem Chef genehmigen lassen oder kannst du sie spontan nehmen?
• Muss man Pausen- und Ruhezeiten im Home Office einhalten?

Bei der Arbeit daheim gilt das Gleiche wie im Büro: Arbeitest du mindestens sechs Stunden steht dir laut Arbeitszeitgesetz eine Pause von mindestens 30 Minuten zu; bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Zwischen dem Feierabend und Dienstbeginn müssen mindestens elf Stunden liegen. Kommt das einmal nicht hin, ist das okay, solange es sich über den Zeitraum eines Kalendermonats oder von vier Wochen ausgleicht.

Wer sich im Büro oder auf dem Weg dahin verletzt, ist gesetzlich unfallversichert. Aber was, wenn ich im Home Office einen Unfall habe? Rechtsanwalt Henning Meyersrenken erläutert: “Solange Sie sich in Ihrem Arbeitszimmer aufhalten, gilt für Sie der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Sobald Sie jedoch den Raum verlassen – zum Beispiel um sich etwas zu trinken zu holen – sind Sie nicht mehr unfallversichert.” Stürzt du also beispielsweise auf dem Weg zur Kaffeemaschine und verstauchst dir den Knöchel, haftest du selbst bzw. deine private Unfallversicherung – sofern vorhanden.

Wer nicht pendeln muss, spart häufig viel Geld. Andererseits steigen die Nebenkosten, je häufiger du zuhause arbeitest. Kannst du deinen Arbeitgeber daran beteiligen? „Dies ist Gegenstand individueller Verhandlung“, sagt der Rechtsexperte. „Einige Chefs zahlen hier eine monatliche Pauschale als Auslagenersatz.“

Ob das Home Office steuerlich absetzbar ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Arbeitest du ausschließlich oder nur teilweise im Home Office? Wie viele Stunden genau?
• Wo befindet es sich (innerhalb einer Wohnung, auf derselben Etage oder in einem anderen Geschoss)?
• Sind die Tätigkeiten, die du im Betrieb und zuhause erledigst, qualitativ gleichwertig?
• Würde dir alternativ auch ein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stehen?

Grob gilt: Ist das Home Office dein Arbeitsmittelpunkt (weil du gar kein anderes Büro mehr hast), kannst du die Kosten für dein Arbeitszimmer – inklusive Miete, Strom und Heizung – in voller Höhe als Werbungskosten absetzen. Arbeitest du an einzelnen Tagen im Home Office und dir würde an diesen Tagen kein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stehen (weil er von einem Kollegen besetzt ist), kannst du die Kosten in der Regel bis zu einer Grenze von 1.250 Euro absetzen.

Telefon- und Internetkosten können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Dabei gibt es zwei Varianten:

• Du setzt monatlich pauschal 20 Prozent der Telefon- und Internetkosten an (max. jedoch 20 Euro).
• Du ermittelst den abziehbaren Prozentsatz durch Einzelnachweis selbst. Diese Abzugsmöglichkeit ist natürlich sehr aufwendig.

„Nein, die Organisation der Kinderbetreuung ist Aufgabe der Eltern – unabhängig davon, wo ihr Arbeitsplatz ist“, erklärt Rechtsanwalt Henning Meyersrenken. Und was ist, wenn ich spontan von zuhause arbeiten muss, weil die eigentliche Kinderbetreuung ausgefallen ist? Muss es mein Arbeitgeber dann hinnehmen, dass meine Arbeitsleistung unter Umständen leidet, weil ich nebenher den Nachwuchs betreuen muss? „Dieses Problem zu lösen liegt in der Sphäre der Eltern, so schwierig wie dies im Einzelfall auch sein mag. Anders ist es, wenn das Kind krank ist. Dann gelten die allgemeinen Regeln auf Freistellung wegen Krankheit eines Kindes. Im Regelfall darf jeder Elternteil für die Betreuung seines kranken Kindes zehn Tage im Jahr freinehmen, soweit das Kind unter zwölf Jahren ist. In besonderen Fällen oder bei mehreren Kindern gelten erweiterte Regelungen“, sagt der Anwalt.