Umsatzsteuervoranmeldung: Pflicht, Muster, Berechnung & mehr

Wenn ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtige Lieferungen oder Dienstleistungen erbringt, ist es gesetzlich zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. „Der Unternehmer ermittelt die an das Finanzamt zu zahlende Umsatzsteuer selbst, in dem er die seinen Kunden in Rechnung gestellte Umsatzsteuer abzüglich der aus Eingangsrechnungen abzugsfähigen Vorsteuer in einem Erklärungsvordruck erfasst und entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich übermittelt. Die dem Kunden in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist somit ein durchlaufender Posten, denn sie wird zunächst vom Kunden gezahlt und dann vom Unternehmer an das Finanzamt abgeführt“, erklärt Fachanwalt für Steuerrecht, Dr. Andreas Bietmann.

Ein Unternehmer der Lieferungen und / oder Dienstleistungen, im Inland gegen ein Entgelt ausführt, ist verpflichtet eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Dabei zählt jeder als Unternehmer, der gewerblich oder beruflich nachhaltig tätig ist. Unternehmerisch tätig im Sinne dieser Vorschriften sind auch Freiberufler, so Rechtsanwalt Dr. Bietmann.

Beträgt die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 Euro, kann das Finanzamt laut § 18 UStG den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien, nicht entbunden ist er dann aber von der Verpflichtung eine Jahreserklärung abzugeben.

Eine weitere Ausnahme ergibt sich aus § 19 UStG. Für Kleinunternehmer entfällt die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen bzw. einer Jahreserklärung. Als Kleinunternehmer gelten solche Unternehmermit einem Vorjahresumsatz von unter 22.000 Euro und einer Umsatzprognose für das laufende Geschäftsjahr von unter 50.000 Euro.

Die Kleinunternehmer dürfen keine Ausgangsrechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausstellen und sind auch nicht zum Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen berechtigt.

Ob eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden muss, legt das Finanzamt anhand der Umsatzsteuerlast aus dem Vorjahr fest. Lag diese unter 1.001 Euro, muss keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden.

Ebenfalls werden anhand der Vorjahres-Steuerschuld die Fristen für die Abgabe und Zahlung der Umsatzsteuer festgesetzt.

Lag die Umsatzsteuerlast eines Unternehmens im Vorjahr zwischen 1.001 Euro und 7.500 Euro, muss die Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich eingereicht werden.

Lag die Umsatzsteuerlast des Vorjahres über 7.500 Euro, ist die Umsatzsteuer monatlich

anzumelden und zu zahlen. Ebenfalls gilt die monatliche Regel für Neugründungen im Gründungsjahr und im darauffolgenden Kalenderjahr.

Seit 2006 darf die Umsatzsteuervoranmeldung ausschließlich online abgegeben werden. Dahingegen ist die Abgabe in Papierform nur in Härtefällen und ausschließlich auf Antrag erlaubt.

Die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt via ELSTER. Dabei handelt es sich um das Steuerportal des Finanzamts. Seit 2014 ist ein Zertifikat notwendig, um für die Umsatzsteuervoranmeldung ELSTER nutzen zu können. „Dieses funktioniert als digitale Unterschrift und gewährleistet die Authentizität der Steuerdaten”, klärt Rechtsanwalt Dr. Andreas Bietmann auf. Das Zertifikat kann auf dem ELSTER-Portal beim Finanzamt beantragt werden.

In ELSTER muss die Umsatzsteuer selbst ermittelt werden. Folgende Daten müssen dazu erfasst werden:

• Stammdaten wie Steuernummer und Voranmeldezeitraum
• Umsätze mit normalem Steuersatz von 19 Prozent (Zeile 81)
• Umsätze mit ermäßigtem Steuersatz von 7 Prozent (Zeile 86)
• Umsätze aus Dreiecksgeschäften
• alle weiteren Umsätze
• abzugsfähige Vorsteuer

Wenn alle Umsätze eingegeben sind, wird eine Zusammenfassung der Daten erstellt. „Diese muss unbedingt mit den Zahlen aus der Buchführung abgeglichen werden”, empfiehlt Rechtsanwalt Dr. Bietmann Anschließend kann nach Eingabe der PIN die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss monatlich oder quartalsweise jeweils bis zum zehnten Tag des Folgemonats eingereicht werden – außer, wenn der Abgabetermin auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt. Dann verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werktag.

Ein Unternehmen befindet sich 2022 im zweiten Jahr der Existenzgründung. Daher muss eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen. Im März 2022 wird ein Umsatz von 599 Euro erzielt. Dafür kann die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 11. April 2022 eingereicht werden. Denn der 10. April fällt auf einen Sonntag.

Seit 2004 entfällt die Schonfrist. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuervoranmeldung umgehend einzureichen ist. Denn geht nach Fälligkeitstermin das Geld nicht binnen drei Tagen – diese werden für Banküberweisungen auf Kulanz gewährt – bei der Finanzkasse ein, drohen Verspätungszuschläge. Daher ist eine dauerhafte Fristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung empfehlenswert.

Für Unternehmen mit monatlicher Umsatzsteuervoranmeldung ist die Zehn-Tages-Frist oft knapp. Mit einer Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung verlängert sich die Meldefrist um einen Monat. Somit verschiebt die Dauerfristverlängerung die fällige Umsatzsteuer auf den zehnten Tag des Folgemonats. „Der Steuerberater kann im Rahmen seines Mandats die Dauerfristverlängerung beantragen. Ebenso kann der Antrag über ELSTER gestellt werden”, erläutert Rechtsanwalt Dr. Bietmann.

Wie errechne ich nun die Umsatzsteuer? Wie hoch die Zahllast ausfällt, ergibt sich aus der Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer. Dabei stellt das Unternehmen Umsätze und Ausgaben aus vorsteuerwirksamen Einkäufen gegenüber.

Ein Unternehmen erzielt im März einen Umsatz von 5.000 Euro. Darin sind 19 Prozent Umsatzsteuer in Höhe von 798,32 Euro enthalten. Diesen Betrag schuldet es dem Finanzamt. Zugleich kauft das Unternehmen Waren im Wert von 1.500 Euro. Mit 19 Prozent beträgt die darin enthaltene Umsatzsteuer 239,50 Euro. Diesen Betrag kann es sich erstatten lassen und somit verrechnen. Demnach sind für den März 558,82 Euro – Differenz aus eingenommener Umsatzsteuer und abziehbarer Vorsteuer – in der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abzuführen.

Die fällige Umsatzsteuer kann online ganz einfach über einen Umsatzsteuer-Rechner berechnet werden.