Regelungen zur Arbeitszeit.

Arbeitszeiterfassung: Gesetz, Datenschutz, Modelle u.v.m.

Karriere & Beruf

Wenn es um Arbeitszeiten geht, gibt es viele verschiedene Modelle: von Vertrauensarbeitszeit bis hin zur kompletten Zeiterfassung. Einige dieser Modelle sorgen jedoch für Unmut bei Arbeitnehmern, wenn beispielsweise Überstunden nicht erfasst werden. Dies könnte jedoch bald ein Ende haben.

In diesem Artikel erklären wir dir, was Arbeitszeiterfassung eigentlich ist und ob es eine gesetzliche Regelung dazu gibt. Dabei gehen wir besonders auf das aktuelle EuGH Urteil ein und klären den aktuellen Stand der Rechtslage gemeinsam mit unserem Fachanwalt für Arbeitsrecht Sören Riebenstahl. Zudem beschäftigen wir uns mit dem Datenschutz, Ausnahmen und Sonderfällen.

Was genau ist Arbeitszeiterfassung?

Bei einer Arbeitszeiterfassung werden die täglichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer dokumentiert und das so detailliert wie möglich. Die Zeiterfassung hilft sowohl dem Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen einen Überblick über die tatsächlich geleistete Arbeit zu behalten. Anwalt Sören Riebenstahl ergänzt: „Der Arbeitgeber ist aufgrund seiner Fürsorgepflicht verpflichtet, dass seine Arbeitnehmer die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten einhalten.“ Die Arbeitszeiterfassung zeigt also ggf. auf, wann der Arbeitgeber handeln und einschreiten muss.

Auch für die Arbeitnehmer gibt es einen Vorteil: Sie können immer kontrollieren, ob der Lohn auf Basis der verrichteten Arbeitszeit korrekt abgerechnet wurde. Somit werden auch Überstunden genau dokumentiert und können demnach korrekt ausbezahlt werden oder bei einem Gleitzeitmodell abgebaut werden.

In der Regel ist die Personalabteilung für die Umsetzung und Betreuung der Zeiterfassung verantwortlich.

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Arbeitszeiterfassung: Gesetze & ein wichtiges Urteil im Überblick

Durch das Arbeitszeitgesetz in Deutschland sind Unternehmen allgemein dazu verpflichtet, Überstunden (mehr als acht Stunden Arbeitszeit am Tag) und Sonn - und Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Im Arbeitszeitgesetz wird die Mindestdauer der Ruhezeiten und Maximalstundenanzahl pro Tag bzw. pro Woche festgehalten. Auch die Arbeit an Sonn- und Feiertagen und Arbeitszeitgrundnormen sind dort gesetzlich geregelt.

Doch seit dem EuGH Urteil im Mai 2019 beinhaltet das Arbeitszeitgesetz eine strengere Regelung zur Zeiterfassung. Anwalt Sören Riebenstahl erläutert: „Das EuGH Urteil hält fest, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer in einem zuverlässigen, zugänglichen und objektiven System vollständig erfassen muss“. Unternehmen sind demnach hierzulande dazu verpflichtet, die Arbeitszeit und Pausen ihrer Arbeitnehmer vollständig aufzuzeichnen. Außerdem soll dies dem Schutz der Arbeitnehmer dienen und Vorsorge zur physischen und psychischen Gesundheit leisten.

Das Urteil muss durch den deutschen Gesetzgeber in nationales Recht überführt werden; die Umsetzung ist allerdings bis heute noch nicht passiert - das Bundesarbeitsministerium arbeitet am Gesetzesentwurf. Denn die Luxemburger Richter haben ausdrücklich formuliert: „Die Mitgliedstaaten müssen die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“

Bei Mobiler Arbeit sieht das ganze schon etwas anders aus. „Laut dem Gesetzentwurf zum Mobile Arbeit-Gesetz ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit der mobilen Arbeitsleistung zu dokumentieren“, erklärt Riebenstahl. Damit geht der Entwurf zur Zeiterfassung bei mobiler Arbeit über die aktuellen Pflichten im Arbeitszeitgesetz hinaus.

Die aktuelle Rechtslage ist demnach also noch unklar. Im September 2020 hat sich allerdings das Arbeitsgericht Emden bei einem Urteil auf das EuGH Urteil berufen, obwohl das EuGH Urteil noch nicht ins nationale Recht überführt worden ist. Klar ist jedoch, in Zeiten von Home Office oder Mobilen Arbeiten ist eine Arbeitszeiterfassung sinnvoll.

Arbeitszeiterfassung – welche Modelle gibt es?

Viele Arbeitgeber erfassen bereits die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter, obwohl eine Aufzeichnung zur Arbeitszeit gesetzlich noch nicht erforderlich ist. Diese Erfassung kann je nach Unternehmensgröße, Branche und Arbeitszeitmodellen unterschiedlich aussehen.

Diese Optionen sind die häufigsten:

  • Klassische Stempeluhr oder die elektronische Variante mit Chip oder Karte
  • Stundenzettel mit Unterschrift
  • Excel-Tabellen
  • Digitale Zeiterfassung über Desktop oder Smartphone (Apps)

Datenschutz und Zeiterfassung – das musst du beachten!

Insbesondere für Arbeitgeber ist das Thema Datenschutz ein Dauerbrenner. Durch die Digitalisierung gibt es immer mehr Möglichkeiten gegen Datenschutz zu verstoßen, vor allem ungewollt Aber ist denn bei der Arbeitszeiterfassung Datenschutz überhaupt wichtig? Rechtsanwalt Sören Riebenstahl erklärt: „Bei der Arbeitszeiterfassung greift nicht nur das Arbeitsschutzgesetz, sondern auch das Bundesdatenschutzgesetz und die europäische Datenschutz Grundverordnung Das liegt daran, dass die digital festgehaltenen Arbeitszeiten zu den personenbezogenen Daten zählen.“ Somit ist Datenschutz auch bei der Zeiterfassung wichtig. Wichtig: Unternehmen müssen die Daten zur Arbeitszeiterfassung mind. 2 Jahre aufbewahren.

Daher gilt: Missbrauch oder Weitergabe von Daten verhindern! Das erreicht man durch folgende Anhaltspunkte:

  • Zutritts- und Zugangskontrolle, d.h. nur bestimmte Personen dürfen Zugang zu den Daten haben und die Systeme müssen entsprechend geschützt sein
  • Weitergabekontrolle, d.h. Verhinderung von unbefugtem Kopieren, Löschen oder Lesen von Daten
  • Eingabekontrolle, d.h. Transparenz wer, wann, was verändert hat
  • Schutz vor Datenverlust und Zerstörung bspw. durch Hackerangriffe

Zeiterfassung – was ist erlaubt?

Wie darf die Zeiterfassung aussehen? Kann der Arbeitgeber die Art des Zeiterfassungssystems frei wählen? Ja, der Arbeitgeber kann die Art der Zeiterfassung aussuchen – dies kann bspw. Eine Excel-Tabelle sein oder eine Zeiterfassungssoftware. Aber es gibt auch noch andere Methoden wie Fingerabdrücke, GPS und Überwachung über Video, Computer oder Telefon.

Darf der Arbeitgeber dann von seinen Arbeitnehmern verlangen, dass Sie diese Varianten der Arbeitszeiterfassung zwingend nutzen müssen? Rechtsanwalt Sören Riebenstahl erklärt: „Bei der Zeiterfassung gibt es bestimmte Grenzen und die werden meist mit dem Einschnitt in die Persönlichkeitsrechte überschritten“. Demnach ist eine Zeiterfassung über Fingerabdruck ohne das eindrückliche Einverständnis des Mitarbeiters unzulässig. Auch die Erfassung über GPS darf nur auf freiwilliger Basis erfolgen.

Doch wie sieht es mit der Überwachung aus? „Eine Videoüberwachung über Kameras oder andere unbegründete und heimlich durchgeführten Kontrollen sind verboten“, klärt Riebenstahl auf. Auch eine Computer- oder Telefonüberwachung ist nicht erlaubt, außer der Mitarbeiter gibt seine ausdrückliche Zustimmung. Der Arbeitgeber ist allerdings berechtigt, den Browser-Verlauf einzusehen, wenn im Arbeitsvertrag festgehalten ist, dass die private Nutzung am Arbeitsrechner ausgeschlossen ist und aufgrund eines Verdachtes eine Überprüfung notwendig ist.

Ist ein Betriebsrat eingerichtet, hat dieser bei der Einführung einer Arbeitszeiterfassung mitzubestimmen. Das Landesarbeitsgericht Hamm hat – entgegen einer alten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts – im Juli 2021 dem Betriebsrat sogar ein Initiativrecht eingeräumt. D.h., der Betriebsrat soll die Einführung einer Arbeitszeiterfassung verlangen dürfen. Hier bleibt allerdings noch abzuwarten, wie das Bundesarbeitsgericht über die Revision des Arbeitgebers gegen dieses Urteil entscheiden wird.

Sonderfälle – in diesen Bereichen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht

Wir wissen bereits, dass das EuGH Urteil aktuell noch nicht ins deutsche Recht überführt worden ist und daher keine besonderen Regeln zur Arbeitszeiterfassung gibt. Doch in einigen Branchen gelten diese Regeln trotzdem schon und sind verpflichtend.

Im Folgenden siehst du welche Bereiche davon betroffen sind:

  • Baugewerbe, Gebäudereinigung und Messebau
  • Forstwirtschaft und Fleischwirtschaft
  • Gaststätten und Herbergen
  • Personenbeförderungen, Speditionen, Transport -und Logistikunternehmen
  • Zeitungs- und Paketausträger
  • Minijobber

Wer ist von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen?

Es gibt auch Ausnahmen im Bereich der Zeiterfassung. Wenn dein regelmäßiges Entgelt pro Monat mehr als 2958 Euro brutto beträgt, musst du deine Arbeitszeit nicht erfassen. Gleiches gilt, wenn dein regelmäßiger Lohn pro Monat 2000 Euro überschreitet.

Fazit

Arbeitszeiterfassung hat Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, es gibt aber noch keine flächendeckende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Es bleibt wohl nun erstmal abzuwarten, wann das EuGH Urteil in deutsches Recht überführt wird und somit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verpflichtend wird. Der deutsche Gesetzgeber muss jetzt erst einmal Farbe bekennen und die Arbeitgeber dazu verpflichten, Zeiterfassungssysteme einzuführen.

Dabei gilt es allerdings zu berücksichtigen, dass es viele verschiedene Arbeitsmodelle gibt wie beispielweise Schichtdienst, Studenten, Minijobber, Azubis, Arbeiten auf Abruf oder Job-Sharing. Und auch die Kosten spielen eine Rolle, doch mittlerweile gibt es auch weniger teure Maßnahmen, um die Arbeitszeit zu erfassen – Smartphones und Apps sei Dank!

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 16. Februar 2022 veröffentlicht (Haftungsausschluss).

Rechtsanwalt Sören Riebenstahl ist seit 2005 Partner der Kanzlei Winter Rechtsanwälte in Bergisch Gladbach. Er ist Fachanwalt für Arbeits- und Sozialrecht und betreut dort unteranderem auch Geschäftsführer, AG-Vorstände und leitende Angestellte. Außerdem verfügt er über weitere Kenntnisse im gewerblichen Rechtsschutz, Marken- und Urheberrecht und viele weitere Themen. Sören Riebenstahl hilft Mandanten in unterschiedlichen Lebenslagen des beruflichen und sozialen Bereiches. Neben dem Standort Bergisch Gladbach ist die Kanzlei Winter Rechtsanwälte noch in Overath und Köln vertreten.

Sören Riebenstahl

Sören Riebenstahl

Kanzlei Winter Rechtsanwälte

Dieser Beitrag ist Teil der Serie „Arbeits- und Berufsrechtsschutz“