Arbeitszeiterfassung: Gesetz, Urteile, Datenschutz u.v.m.

Durch das Arbeitszeitgesetz in Deutschland sind Unternehmen allgemein dazu verpflichtet, Überstunden (mehr als acht Stunden Arbeitszeit am Tag) und Sonn - und Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Im Arbeitszeitgesetz wird die Mindestdauer der Ruhezeiten und Maximalstundenanzahl pro Tag bzw. pro Woche festgehalten. Auch die Arbeit an Sonn- und Feiertagen und Arbeitszeitgrundnormen sind dort gesetzlich geregelt.

Im Arbeitszeitgesetz wird die Mindestdauer der Ruhezeiten und Maximalstundenanzahl pro Tag bzw. pro Woche festgehalten. Auch die Arbeit an Sonn- und Feiertagen und Arbeitszeitgrundnormen sind dort gesetzlich geregelt.

Seit dem EuGH Urteil im Mai 2019 beinhaltet das Arbeitszeitgesetz eine strengere Regelung zur Zeiterfassung. Anwalt Sören Riebenstahl erläutert: „Das EuGH Urteil hält fest, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer in einem zuverlässigen, zugänglichen und objektiven System vollständig erfassen muss“. Unternehmen sind demnach hierzulande dazu verpflichtet, die Arbeitszeit und Pausen ihrer Arbeitnehmer vollständig aufzuzeichnen. Außerdem soll dies dem Schutz der Arbeitnehmer dienen und Vorsorge zur physischen und psychischen Gesundheit leisten.

Das Urteil muss durch den deutschen Gesetzgeber in nationales Recht überführt werden; die Umsetzung ist allerdings bis heute noch nicht passiert - das Bundesarbeitsministerium arbeitet am Gesetzesentwurf. Denn die Luxemburger Richter haben ausdrücklich formuliert: „Die Mitgliedstaaten müssen die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“

Bei Mobiler Arbeit sieht das ganze schon etwas anders aus. „Laut dem Gesetzentwurf zum Mobile Arbeit-Gesetz ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit der mobilen Arbeitsleistung zu dokumentieren“, erklärt Riebenstahl. Damit geht der Entwurf zur Zeiterfassung bei mobiler Arbeit über die aktuellen Pflichten im Arbeitszeitgesetz hinaus.

Die aktuelle Rechtslage ist demnach also noch unklar. Im September 2020 hat sich allerdings das Arbeitsgericht Emden bei einem Urteil auf das EuGH Urteil berufen, obwohl das EuGH Urteil noch nicht ins nationale Recht überführt worden ist. Klar ist jedoch, in Zeiten von Home Office oder Mobilen Arbeiten ist eine Arbeitszeiterfassung sinnvoll.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 in seinem Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen. Arbeitgeber und Betriebsrat stritten in dem Verfahren darüber, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht bei der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung zusteht. In Medien wurde dieser Richterspruch auch als „Stechuhr Urteil“ betitelt.

Dem aktuellen Richterspruch des Bundesarbeitsgerichts liegt das oben erwähnte Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zugrunde. Allerdings machte der EuGH damals keine Vorgaben dazu, bis wann die Mitgliedstaaten der EU dieses Urteil in nationales Recht überführen müssen. Die deutsche Politik sah in den letzten Jahren daher wohl geringen Handlungsbedarf ‒ das hat das aktuelle Urteil zur Arbeitszeiterfassung aber nun schlagartig geändert.

Arbeitgeber brauchen also ein System, das die tägliche Arbeitszeit misst. Bereits jetzt sind sie dazu verpflichtet, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das hat auch das BAG nun höchstrichterlich festgestellt.

Was bedeutet das nun für die Arbeitgeber? Für Unternehmen besteht de facto bereits jetzt die Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Allerdings fehlt im aktuellen Arbeitsgesetz die dementsprechende Regelung und insofern resultieren aus dem BAG Urteil keine unmittelbar gültigen Sanktionsmechanismen (z.B. Bußgelder o.ä.).

Nach diesem wegweisenden Urteil ist es lediglich eine Frage der Zeit, bis die Regierung ein Gesetz vorlegt und verabschiedet. Daher sollten Unternehmen die Zeit unbedingt nutzen, um sich bereits jetzt nach einem geeigneten System für die Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter umzusehen.

Allerdings wurde vom BAG die Verpflichtung zur Zeiterfassung aus dem Arbeitsschutzgesetz hergeleitet. Dieses Gesetz gilt neben Arbeitnehmern auch für Beamte. Dies könnte ein Grund für die lange Dauer der Ausarbeitung des Gesetzes sein, da bei Änderungen nun womöglich auch der Bundesrat zustimmen müsste.

Nach Auffassung des BAG ist der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG auch in Deutschland bereits verpflichtet, ein System zu Arbeitszeiterfassung einzuführen. Tatsächlich findet sich der Begriff Zeiterfassung aber in dieser Vorschrift nicht. Dennoch liest das BAG bei unionsrechtskonformer Auslegung aus dieser Vorschrift die gesetzliche Verpflichtung der Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen.

Diese Herleitung wirft eine Vielzahl von Folgefragen auf, die jedenfalls im Rahmen der mündlichen Erörterung des Beschlusses durch das BAG am 13.09.2022 offen blieben. Denn anders als das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) auch für Leitende Angestellte und Chefärzte sowie Beamte.

Folgt man der Argumentation des BAG, wären selbst hier eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben. Es bleibt also dabei, dass der Gesetzgeber diese Fragen dringend durch eine klare gesetzliche Regelung beantworten sollte.

Ein Verstoß gegen § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Form der Nichteinführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung zieht zwar kein unmittelbares Bußgeld nach sich. Allerdings hat die zuständige Arbeitsschutzbehörde die Möglichkeit, eine vollziehbare Anordnung zu erlassen. Dies kann auch beinhalten ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG).

Wenn der Arbeitgeber gegen diese Anordnung verstößt, stellt das wiederrum eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € geahndet werden kann (§ 25 Abs. 1 Nr. 2a, Abs. 2 ArbSchG).

„In der Praxis bedeutet das allerdings noch nicht, dass Unternehmen ohne Arbeitszeiterfassung gleich mit einem Bußgeld rechnen müssen. Erst wenn sie einer Aufforderung zur Lieferung der erfassten Arbeitszeiten oder zur Einführung einer Arbeitszeiterfassung aufgefordert werden und dem nicht nachkommen, droht ein Bußgeld.“, erläutert Fachanwalt für Arbeitsrecht Sören Riebenstahl ergänzend.

Viele Arbeitgeber erfassen bereits die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter, obwohl eine Aufzeichnung zur Arbeitszeit gesetzlich noch nicht erforderlich ist. Diese Erfassung kann je nach Unternehmensgröße, Branche und Arbeitszeitmodellen unterschiedlich aussehen.

Diese Optionen sind die häufigsten:

• Klassische Stempeluhr oder die elektronische Variante mit Chip oder Karte
• Stundenzettel mit Unterschrift
• Excel-Tabellen
• Digitale Zeiterfassung über Desktop oder Smartphone (Apps)

Insbesondere für Arbeitgeber ist das Thema Datenschutz ein Dauerbrenner. Durch die Digitalisierung gibt es immer mehr Möglichkeiten gegen Datenschutz zu verstoßen, vor allem ungewollt Aber ist denn bei der Arbeitszeiterfassung Datenschutz überhaupt wichtig? Rechtsanwalt Sören Riebenstahl erklärt: „Bei der Arbeitszeiterfassung greift nicht nur das Arbeitsschutzgesetz, sondern auch das Bundesdatenschutzgesetz und die europäische Datenschutz Grundverordnung Das liegt daran, dass die digital festgehaltenen Arbeitszeiten zu den personenbezogenen Daten zählen.“ Somit ist Datenschutz auch bei der Zeiterfassung wichtig. Wichtig: Unternehmen müssen die Daten zur Arbeitszeiterfassung mind. 2 Jahre aufbewahren.

Daher gilt: Missbrauch oder Weitergabe von Daten verhindern! Das erreicht man durch folgende Anhaltspunkte:

• Zutritts- und Zugangskontrolle, d.h. nur bestimmte Personen dürfen Zugang zu den Daten haben und die Systeme müssen entsprechend geschützt sein
• Weitergabekontrolle, d.h. Verhinderung von unbefugtem Kopieren, Löschen oder Lesen von Daten
• Eingabekontrolle, d.h. Transparenz wer, wann, was verändert hat
• Schutz vor Datenverlust und Zerstörung bspw. durch Hackerangriffe

Wie darf die Zeiterfassung aussehen? Kann der Arbeitgeber die Art des Zeiterfassungssystems frei wählen? Ja, der Arbeitgeber kann die Art der Zeiterfassung aussuchen – dies kann bspw. Eine Excel-Tabelle sein oder eine Zeiterfassungssoftware. Aber es gibt auch noch andere Methoden wie Fingerabdrücke, GPS und Überwachung über Video, Computer oder Telefon.

Darf der Arbeitgeber dann von seinen Arbeitnehmern verlangen, dass Sie diese Varianten der Arbeitszeiterfassung zwingend nutzen müssen? Rechtsanwalt Sören Riebenstahl erklärt: „Bei der Zeiterfassung gibt es bestimmte Grenzen und die werden meist mit dem Einschnitt in die Persönlichkeitsrechte überschritten“. Demnach ist eine Zeiterfassung über Fingerabdruck ohne das eindrückliche Einverständnis des Mitarbeiters unzulässig. Auch die Erfassung über GPS darf nur auf freiwilliger Basis erfolgen.

Doch wie sieht es mit der Überwachung aus? „Eine Videoüberwachung über Kameras oder andere unbegründete und heimlich durchgeführten Kontrollen sind verboten“, klärt Riebenstahl auf. Auch eine Computer- oder Telefonüberwachung ist nicht erlaubt, außer der Mitarbeiter gibt seine ausdrückliche Zustimmung. Der Arbeitgeber ist allerdings berechtigt, den Browser-Verlauf einzusehen, wenn im Arbeitsvertrag festgehalten ist, dass die private Nutzung am Arbeitsrechner ausgeschlossen ist und aufgrund eines Verdachtes eine Überprüfung notwendig ist.

Ist ein Betriebsrat eingerichtet, hat dieser bei der Einführung einer Arbeitszeiterfassung mitzubestimmen. Das Landesarbeitsgericht Hamm hat – entgegen einer alten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts – im Juli 2021 dem Betriebsrat sogar ein Initiativrecht eingeräumt. D.h., der Betriebsrat soll die Einführung einer Arbeitszeiterfassung verlangen dürfen. Hier bleibt allerdings noch abzuwarten, wie das Bundesarbeitsgericht über die Revision des Arbeitgebers gegen dieses Urteil entscheiden wird.

Wir wissen bereits, dass das EuGH Urteil aktuell noch nicht ins deutsche Recht überführt worden ist und daher keine besonderen Regeln zur Arbeitszeiterfassung gibt. Doch in einigen Branchen gelten diese Regeln trotzdem schon und sind verpflichtend.

Im Folgenden siehst du welche Bereiche davon betroffen sind:

• Baugewerbe, Gebäudereinigung und Messebau
• Forstwirtschaft und Fleischwirtschaft
• Gaststätten und Herbergen
• Personenbeförderungen, Speditionen, Transport -und Logistikunternehmen
• Zeitungs- und Paketausträger
• Minijobber