Dienstreise: Rechtliches rund um Arbeitszeit, Steuer und Co.

Aber zunächst mal zum Begriff „Dienstreise“: Was ist das überhaupt? Arbeitsrechtlich betrachtet bedeutet das, im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes tätig zu sein. Natürlich wird hier eine gewisse Distanz zwischen Arbeitsstätte und dem Zielort der Dienstreise vorausgesetzt: Ein Kundentermin im selben Stadtviertel ist wohl noch keine Geschäftsreise.

Welche Entfernung nun genau eine Dienstreise als solche qualifiziert, ist allerdings gesetzlich nicht so genau geregelt und hängt vom Einzelfall ab. Jedenfalls ist es möglich, innerhalb einer Millionenstadt wie Berlin – mit entsprechend langer Fahrtzeit – eine Dienstreise zu unternehmen. In einer Kleinstadt hingegen eher nicht.

Stellt sich die Frage, wer eigentlich für die ganzen Reisekosten aufkommt und ob die Dienstreise in der Steuererklärung absetzbar ist. Klar: Wer von seinem Arbeitgeber auf Dienstreise geschickt wird, bekommt sein Geld selbstverständlich zurück. Die Ausgaben für Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und sogenannte Reisenebenkosten werden vom Arbeitgeber erstattet. „Die Regeln für die Abrechnung sind normalerweise im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt“, weiß der Anwalt.

Und Selbstständige? „Hier muss der Aufenthalt einen betrieblichen Grund haben und darf nicht länger als drei Monate dauern. Dann erkennt das Finanzamt die Reisekosten in der Steuererklärung auch als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben an.“ Und das sieht dann so aus:

Die Verpflegungspauschale auf Dienstreisen beträgt bei mehr als acht Stunden Abwesenheit 12 Euro, bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit hingegen 24 Euro. Achtung: Ist im Hotelpreis das Frühstück enthalten, muss das bei einer Übernachtung auf der Rechnung stehen, denn die Pauschale wird dann um 4,80 Euro gekürzt. Bei Mittag- oder Abendessen müsst ihr sogar jeweils 9,60 Euro abziehen.

Fahrtkosten könnt ihr in voller Höhe absetzen, aber nur mit Beleg. Nutzt ihr für die Geschäftsreise euer Privat-Pkw, wird eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angesetzt.

Auch die Übernachtungskosten könnt ihr per Beleg komplett steuerlich geltend machen.

Und dann gibt es da noch Ausgaben wie Kosten für Telefonate, Mautgebühren, Parkplatzkosten oder Unfallversicherungen für Betriebsunfälle außerhalb der Arbeitsstätte – so sogenannten Reisenebenkosten. Auch die sind steuerlich absetzbar, natürlich nur mit Beleg.

Manchmal sind berufliche und private Dinge nicht ganz einfach zu trennen – auch, wenn es um die Dienstreise geht. Muss zum Beispiel der Arbeitnehmer seine Vorteile aus privaten Bonusprogrammen an den Arbeitgeber weitergeben? „Ja“, lautet die eindeutige Antwort von Rechtsanwalt Benjamin Dahm. „Denn die Firma bezahlt für die Reise. Und der Chef kann beispielsweise auch verlangen, dass der Geschäftsreisende während einer Dienstreise gesammelte Bonusmeilen für spätere geschäftliche Termine nutzt.“