Ob Mieter oder Eigentümer – an der jährlichen Nebenkostenabrechnung kommt niemand vorbei. Aber welche Rechte und Pflichten kommen mit den Nebenkosten auf dich zu? Wie geht man mit Nebenkostennachzahlungen um? Und welche der Betriebskosten genau dürfen Vermieter zum Beispiel auf seine Mieter umlegen?
Inhalte zu Nebenkostenabrechnung
- Was zählt eigentlich alles zu Nebenkosten?
- Nebenkostenabrechnung und Nachzahlung: Diese Frist muss man beachten
- Nebenkostenabrechnung– Muster
- Nebenkostenabrechnung prüfen lassen – geht das?
- Tipps & Tricks zum Energiesparen
- Welche Nebenkosten dürfen Vermieter auf die Mieter umlegen?
- Umlagefähige Nebenkosten
- Darf der Mieter Belege der Nebenkostenabrechnung einsehen?
- Fazit: Alles Wichtige zur Nebenkostenabrechnung
Diese und weiter Frage beantworten wir gemeinsam mit unserem Rechtsexperten Felix Beer von der Kanzlei Besold Rechtsanwälte in diesem Artikel. Zudem findest du hier eine Checkliste, was alles in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein muss, Informationen zum Entlastungspaket aufgrund der hohen Energiepreise und Tipps wie du Strom sparen kannst.
Was zählt eigentlich alles zu Nebenkosten?
Nebenkosten entstehen nicht für das Heizen einer Wohnung. Die Wasserversorgung, Entwässerung, Gelder für die Straßenreinigung sowie Müllbeseitigung und Gartenpflege sowie öffentliche Lasten wie die Grundsteuer zählen ebenfalls zu den Nebenkosten. Auch andere Kosten wie Versicherungen für das Gebäude oder gemeinschaftliche genutzte elektronische Geräte können anteilig in die Nebenkosten einfließen.
Nebenkostenabrechnung und Nachzahlung: Diese Frist muss man beachten
Wer mehr verbraucht als gedacht, muss wohl oder übel mit einer Nachzahlung rechnen. Das ist besonders ärgerlich, wenn die Nebenkostenabrechnung erst spät kommt und man sie vielleicht schon nicht mehr erwartet. Aber wie lange darf der Eigentümer die Abrechnung zurückhalten?
„Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung vorlegen“, weiß Rechtsanwalt Felix Beer. Der Zeitraum muss sich nicht zwangsläufig mit dem Kalenderjahr decken. „Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er auch in aller Regel keine Nachzahlung der Nebenkosten mehr verlangen!“
Beispiel: Die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2020 muss der Vermieter bis zum 31.12.2021 dem Mieter übergeben haben.
Wie immer bestätigen aber Ausnahmen die Regel: Wer mit seinem Vermieter eine Nebenkostenpauschale vereinbart hat, muss keine Nachzahlungen leisten – auch wenn die tatsächlichen Betriebskosten viel höher sind als der vereinbarte Pauschalbetrag.
Wenn du an der Betriebskostenabrechnung zweifelst, solltest du also unbedingt nochmal einen Blick in den Mietvertrag werfen. So lässt sich vermutlich schon das ein oder andere Missverständnis aus der Welt schaffen! Oder du schaust in unserer Aufstellung nach – dort findest du alle Betriebskosten, die der Vermieter umlegen darf.
Nebenkostenabrechnung– Muster
Doch was muss alles in der Nebenkostenabrechnung dokumentiert sein? Bei uns findest du eine Checkliste und abschließend noch ein Muster, welches du dir zusätzlich anschauen kannst.
- Personendaten des Vermieters bzw. Erstellers
- Personendaten des Empfängers bzw. Mieter
- Objektbezogene Daten: Abrechnungszeitraum, Abrechnungstage und Objekt
- Warme Betriebskosten (Heiz-/Warmwasserkosten)
- Kalte, verbrauchsabhängige Betriebskosten (Kaltwasser, Müllentsorgung etc.)
- Kalte, verbrauchsunabhängige Betriebskosten (Wartungskosten, Fixkosten etc.)
- Aufstellung der Gesamtkosten
Hier findest du ein Muster zur Nebenkostenabrechnung.
Nebenkostenabrechnung prüfen lassen – geht das?
Du kannst deine Abrechnung selbstverständlich prüfen lassen, falls du das Gefühl hast, dass damit etwas nicht stimmt. Ein Mieterverein vor Ort, ein Rechtsdienstleister oder ein Rechtsanwalt können deine Abrechnung rechtlich prüfen. Wenn du einen Mieterverein in Anspruch nehmen möchtest, musst du allerdings erst Mitglied werden und eine Aufnahme und Jahresgebühr zahlen. Bei einem Rechtsdienstleister hast du gestaffelte Preise.
Möchtest du anwaltliche Beratung kann es auch hilfreich sein eine Rechtsschutzversicherung zu haben. Diese hilft dir bei der richtigen Anwaltssuche und Übermittlung an den Anwalt und bei der finanziellen Unterstützung. ROLAND pflegt diesbezüglich zusätzlich eine Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern, die deine Nebenkostenabrechnung prüfen. Das Angebot können ROLAND Kunden ganz einfach über die zentrale Einwahl über die 500er Nummer erreichen (wichtig: dann die 2 drücken, für die direkte Weiterleitung). So können ROLAND Kunden ganz bequem ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen und sich bei Bedarf auch zusätzlich von einem Anwalt beraten lassen.
Nebenkostennachzahlungen auf Rekordhoch?
Die Krisen treiben die Energiepreise in die Höhe. Insbesondere die Kosten für Gas und Öl steigen immens. Für viele Verbraucher bedeutet dies, dass demnächst hohe Nebenkostennachzahlungen fällig werden könnten. Vermieter haben für die Nebenkostenabrechnung 2022 bis Ende 2023 Zeit, wie wir bereits bei dem Thema Fristen gesehen haben.
Die Strom- und Gaspreise sind zum Jahreswechsel 2022 stark gestiegen. Die Mehrkosten dafür werden für die Haushalte allerdings erst im nächsten Jahr sichtbar – wie hoch die Abrechnung für das Jahr aussehen wird, lässt sich kaum vorhersagen. Aktuell erstellen die Vermieter die Nebenkostenabrechnungen für das Jahr 2021, welche im Sommer oder Herbst verschickt werden sollen. Bereits jetzt sind größere Kostenanstiege bemerkbar.
Sowohl für Vermieter als auch für Mieter ist es daher ratsam, bereits jetzt Rücklagen zu bilden, um die hohen Nachzahlungen stemmen zu können.
Aber Achtung: „Rechtlich unzulässig ist es nach der bisherigen Rechtslage, dass die Vermieter einseitig die Vorauszahlung der Nebenkosten vor dem Versenden der Jahresabrechnung erhöhen“, erklärt Anwalt Felix Beer. Eine Ausnahme gilt, wenn beide Parteien damit einverstanden sind. Wer also mit seinem Vermieter die Abschlagzahlungen vorzeitig erhöhen möchte, sollte das Gespräch suchen. Somit kann die Nachzahlung zum kommenden Jahr etwas verringert bzw. aufgeteilt werden. „Eine einseitige Erhöhung der monatlichen Abschlagzahlungen ist allerdings nur dann möglich, wenn vorab eine Nebenkostenabrechnung erstellt worden ist, wobei schon diskutiert wird, ob dies in der aktuellen Situation mit ungewöhnlich stark ansteigenden Energiekosten noch gilt“, ergänzt Anwalt Felix Beer.
Entlastungspaket 2022:
Am 12. Mai 2022 beschloss der Bundestag ein Entlastungspaket als Ausgleich für die hohen Energiepreise. Konkret umfasst das Paket folgende Punkte:
- Weniger Einkommenssteuer: Grundfreibetrag wird auf 10.347 Euro angehoben
- Höhere Pendlerpauschale: Rückwirkend zum 01.01.2022 können 38ct pro km abgerechnet werden
- Sofortzuschläge für ärmere Haushalte
- Zuschuss für Hartz-IV-Empfänger
Tipps & Tricks zum Energiesparen
Aufgrund der steigenden Energiepreise kann es hilfreich sein, bewusster mit seinem Energieverbrauch umzugehen. Wir haben dir ein paar Tipps und Tricks bereitgestellt, wie du Strom sparen kannst.
- Geräte ausschalten – aber richtig, kein Standby!
- Verteilerstecker mit Ausschalter benutzen
- Ladegeräte nach Benutzung immer ausstecken
- Stromsparend waschen und die Wäsche an der frischen Luft trocknen lassen – also Trockner adé
- Warmes Essen erst auskühlen lassen, bevor es in den Kühlschrank kommt!
- Licht aus machen, wenn man den Raum verlässt
- Energiesparlampen verwenden
Welche Nebenkosten dürfen Vermieter auf die Mieter umlegen?
Natürlich kostet eine Immobilie Geld. Rechtsanwalt Felix Beer weiß: „Die meisten Betriebskosten kann der Vermieter auf die Mieter übertragen.“ Aber Achtung: „Kosten für die Instandhaltung und -setzung des Gebäudes sowie für Reparaturen oder die Hausverwaltung, darf der Eigentümer nicht auf die Mieter umlegen.“
Übrigens: Die Nebenkosten, die im Mietvertrag nicht ausdrücklich auf den Mieter umgelegt wurden, gelten als bereits in der Miete enthalten! Die darf der Vermieter also auf keinen Fall gesondert abrechnen.
Umlagefähige Nebenkosten
Der Deutsche Mieterbund hat einmal alle Nebenkosten zusammengefasst, die der Vermieter laufend auf den Mieter umlegen darf:
- Grundsteuer: oder auch „öffentliche Lasten des Grundstücks“: wird von der zuständigen Behörde erhoben
- Wasserkosten: umfassen Kosten rund um die Wasserversorgung (Wassergeld, Wasseruhr, Wasseraufbereitungsanlage, Abrechnung der Wasserkosten)
- Abwasser: Sind fällig für die Nutzung einer öffentlichen Entwässerungsanlage oder die Kosten der Abfuhr und Reinigung einer eigenen Klär- oder Sickergrube.
- Fahrstuhl: Strom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege und Reinigung sowie regelmäßige Prüfung der Betriebssicherheit und Betriebsbereitschaft.
- Straßenreinigung / Müllabfuhr: Kosten, die die Stadt dem Vermieter durch Abgabenbescheid in Rechnung stellt.
- Hausreinigung / Ungezieferbekämpfung: Kosten, für Reinigung durch entsprechendes Personal und laufende Kosten der Ungezieferbekämpfung zum Beispiel für ein Insektenspray.
- Gartenpflege: Sach- und Personalkosten für Gartenarbeiten, Erneuerung von Pflanzen und Pflege von Spielplätzen.
- Beleuchtung: Stromkosten für Außenbeleuchtung, Treppenhaus, Waschküche.
- Schornsteinreinigung: Schornsteinfegerkosten (Kehrgebühren) und Kosten der Immissionsmessung.
- Versicherungen: Gebäudeversicherungen gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, Glasversicherungen sowie Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltank und Aufzug.
- Hauswart: Personalkosten für den Hausmeister.
- Gemeinschaftsantenne / Breitbandkabel: Bei der Antenne können Betriebs-, Strom- und Wartungskosten auf die Mieter umgelegt werden. Ggf. kommt beim Kabel noch die monatliche Grundgebühr hinzu.
- Einrichtungen für die Wäschepflege: Kosten für die Waschküche (Waschmaschinen oder Trockner), das heißt Strom, Reinigung und Wartung der Geräte.
- Sonstige Kosten: Zum Beispiel Kosten für Schwimmbad und Sauna im Haus. Der Vermieter muss aber genau angeben, für welche Kostenart er Geld verlangt.
Diese Nebenkosten werden nach einem bestimmten Verteilerschlüssel auf die einzelnen Mieter des Hauses umgelegt. Entweder nach Kopfzahl oder nach Wohnfläche. Haben Mieter und Vermieter nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart, gilt die “Wohnfläche” als Verteilerschlüssel. Sind in allen Wohnungen Wasseruhren vorhanden, müssen diese auch für die Verteilung der Kosten heranzuziehen.
Wenn du also auf deiner Betriebskostenabrechnung Kostenpositionen entdeckst, die dir nicht ganz richtig vorkommen, dann lass die Abrechnung unbedingt prüfen. Eine Rechtsschutzversicherung kann dich dabei unterstützen, einen passenden Anwalt zur Beratung zu finden. Als ROLAND Kunde kannst du dich sogar kostenlos (im Versicherungsschutz enthalten) von speziellen Dienstleisterns bzgl. der Nebenkostenabrechnung beraten lassen. Wähle dazu einfach die 500er Nummer und drücke dann die 2, damit du direkt weitergeleitet wirst.
Darf der Mieter Belege der Nebenkostenabrechnung einsehen?
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Schließlich kann jedem einmal ein Fehler unterlaufen, oder nicht? „Der Mieter einer Wohnung oder eines Hauses hat das Recht, die Belege und Verträge zur Betriebskostenabrechnung einzusehen“, betont der Rechtsexperte. „Außerdem muss der Vermieter dafür sorgen, dass die einzelnen Rechnungsposten sowie die Gesamtrechnung übersichtlich und verständlich sind. Ewig Zeit lassen kann sich der Mieter aber nicht. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen innerhalb eines Jahres gegenüber dem Vermieter erhoben worden sein.“
So weit so gut. Aber was ist, wenn die Abrechnung falsch ist? „Ist die Nebenkostenabrechnung falsch oder sind die veranschlagten Kosten für den Mieter nicht nachvollziehbar, muss der Vermieter die Abrechnung korrigieren.“ Zu viel gezahlte Beträge kann der Mieter dann zurückfordern. Am Ende sollte in der Aufstellung unbedingt vermerkt sein, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder ob er ein Guthaben hat – schließlich soll es ja für alle Seiten transparent bleiben.
Noch ein Tipp vom Rechtsexperten: „Bevor ein Mieter die Abrechnung anzweifelt und Rückzahlungen fordert, sollte er jedoch im Mietvertrag prüfen, welche Betriebskosten auf ihn umgelegt werden können und ob diese überhaupt nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind. Zusätzlich muss der Mieter die Belege einsehen.“ Die Betriebskostenverordnung sagt übrigens aus, was genau zu den Betriebskosten gehört und was nicht.“
Fazit: Alles Wichtige zur Nebenkostenabrechnung
Das waren bestimmt viele Informationen auf einmal. Unser Rechtsanwalt Felix Beer hat für dich nochmal alle Wichtigen Aspekte zusammengefasst:
- Nebenkosten müssen im Mietvertrag festgehalten werden
- Nebenkosten können auf die Mieter umgelegt werden
- Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen
- Aufgrund steigender Energiepreise kann es sinnvoll sein sich Rücklagen zu bilden
- Der Mieter darf die Belege einsehen, wenn er die Abrechnung anzweifelt
- Man kann seine Nebenkostenabrechnung rechtlich prüfen lassen
Dieser Artikel wurde ursprünglich am 15. Februar 2018 veröffentlicht und am 25. Mai 2022 aktualisiert (Haftungsausschluss).
Unser Partneranwalt
Felix Beer ist Partner der Kanzlei Besold Rechtsanwälte, die auf die Gebiete des Zivilrechts, des Verkehrs-, Miet-, Familien-, Erb-, Arbeitsrechts, sowie auf dem Gebiet des Sozialrechts spezialisiert ist. Bereits seit Beginn seiner Tätigkeit vertritt Felix Beer Mandanten vor allem im Mietrecht, sodass ihm die täglichen Probleme der Vermieter und Mieter von der Nebenkostenabrechnung bis zur Kündigung und Schönheitsreparaturen bestens bekannt sind. Ein weiterer Schwerpunkt seiner Arbeit liegt im Kauf-, Werkvertrags- und Versicherungsrecht.
Felix Beer
Kanzlei Besold Rechtsanwälte