Urlaubsantrag: Was gibt es zu beachten?

Es gibt einen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Geregelt wird dieser im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Demnach stehen jedem Arbeitnehmer, der fünf Tage in der Woche arbeitet, jährlich mindestens 20 Urlaubstage zu. „Falls auch samstags gearbeitet wird, der Arbeitnehmer also eine Sechs-Tage-Woche hat, erhöht sich der Mindest-Urlaub auf 24 Tage", erklärt Anwalt Markus Hannen. Zusätzlich kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag weitere Tage gewähren. In unserem Ratgeber zum Urlaubsanspruch gehen wir auf alle Details genau ein.

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, Urlaubswünsche vor Antritt seinem Arbeitgeber mitzuteilen. In der Regel erfolgt dies über einen Urlaubsantrag.

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dazu, wie ein Urlaubsantrag zu stellen ist. Demnach sind sowohl mündliche Absprachen als auch formlose schriftliche Anträge möglich. Aufgrund der Nachweismöglichkeit sollte ein Antrag allerdings schriftlich erfolgen.

In der Regel legen Unternehmen eigene Vorgaben zur Urlaubsplanung im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen fest. Beispielsweise kann vorgeschrieben werden, für den Antrag eine bestimmte Dokumentenvorlage zu nutzen. In größeren Betrieben wird die Urlaubsplanung meist mit Hilfe von Computerprogrammen über die Personalabteilung abgewickelt.

Wer muss den Urlaubsantrag genehmigen? Auch das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Allerdings zeichnet in den meisten Fällen der direkte Vorgesetzte den Urlaubsantrag gegen, weil er die Mitarbeiter-Einteilung seines Teams im Blick hat. Ein Urlaubsantrag ist unmittelbar bindend. Das bedeutet, dass er nicht willkürlich und ohne Begründung abgelehnt werden darf.

Ein Urlaubsantrag kann formlos erfolgen. Jedoch empfiehlt sich zwecks Nachweismöglichkeit ein schriftliches Dokument. Darin sollten folgende Daten enthalten sein

• Vor- und Nachname des Antragstellers
• Personalnummer
• Beginn und Ende des Urlaubs
• Unterschrift Antragsteller
• Unterschrift Vorgesetzter

Falls dein Arbeitgeber keine Muster zur Verfügung stellt, findest du hier eine geeignete Urlaubsantrags-Vorlage.

Das BUrlG regelt nicht, bis wann ein Urlaubsantrag eingereicht werden muss. Ausgeschlossen ist aber den Urlaubsantrag nachträglich zu stellen, dies stellt eine unzulässige Selbstbeurlaubung und eine gegebenenfalls zur außerordentlichen fristlosen Kündigung führende Arbeitsverweigerung dar. „Allerdings ist es ratsam sich frühzeitig - beispielsweise 14 Tage vorher - mit dem Chef und den Kollegen abzustimmen, damit eine Vertretung organisiert werden kann", empfiehlt Anwalt Markus Hannen. Wer muss für Vertretung sorgen? Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Demnach kann ein Urlaub wegen fehlender Vertretung grundsätzlich nicht abgelehnt werden. Allerdings ist es sinnvoll, dass der Antragsteller seine Urlaubsvertretung mit aussucht und seine Arbeit ordentlich an diese übergibt, um Ärger und Chaos während seiner Abwesenheit zu vermeiden.

Rechtlich fällt der Urlaubsantrag unter die Vorschriften über Angebot und Annahme von Willenserklärungen nach dem BGB. Demnach muss ein Antrag sofort beantwortet werden. Allerdings heißt das nicht, dass unmittelbar eine Entscheidung getroffen werden muss. Der Vorgesetzte kann auch einen Zeitraum nennen, bis wann er sich dazu äußern wird. Bei mündlichen Anfragen ist eine Entscheidung binnen einer Woche, bei schriftlichen binnen zehn Tagen üblich.

Bestätigt der Vorgesetzte den Urlaub, ist er genehmigt - egal, ob dies mündlich oder schriftlich geschieht. Jedoch ist eine Genehmigung unter Vorbehalt nicht erlaubt. Sie muss stets rechtssicher erfolgen.

Aber was ist, wenn auf den Urlaubsantrag keine Rückmeldung erfolgt? Nur eine positive Antwort des Vorgesetzten entscheidet, ob ein Urlaubsantrag gilt. „Ab wann er automatisch genehmigt ist, sollte sich der Antragsteller nicht fragen. Denn auch nach Ablauf der genannten Frist ist ein Urlaubsantrag nicht automatisch genehmigt. Rein rechtlich ist er dann zunächst einmal erloschen", erläutert Anwalt Markus Hannen.

Nach § 7 Absatz 1 BUrlG muss der Arbeitgeber Urlaubswünsche seiner Mitarbeiter berücksichtigen. Nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat der Urlaubswunsch der Beschäftigten sogar grundsätzlich Vorrang. Entgegenstehende, dringende betriebliche Interessen führen ausnahmsweise zu einem Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers, das er dem Urlaubswunsch entgegenhalten kann. Das Direktions- und Weisungsrecht kann einem Arbeitgeber erlauben , den Urlaub seiner Mitarbeiter so zu regeln, dass die Arbeitsprozesse ohne Probleme weiterlaufen. Gründe für Urlaubsablehnung können beispielsweise sein:

• fristgerechte Erfüllung eines Auftrags
• Auftragsspitzen
• personelle Engpässe
• Abschluss- und Inventurarbeiten

Wie oft darf Urlaub abgelehnt werden? Dazu gibt es keine gesetzliche Regelung. Wenn aus betrieblichen Gründen Urlaub verweigert wurde, muss er zu einem Zeitpunkt genehmigt werden, wenn keine betrieblichen Gründe dagegensprechen.

Wollen zu viele Mitarbeiter gleichzeitig in Urlaub gehen, darf der Arbeitgeber unter Abwägung sozialer Gesichtspunkte Urlaub ablehnen. Grundsätzlich haben Mitarbeiter, die einen nachvollziehbaren Grund haben, weshalb sie ihren Urlaub nicht verschieben oder nur zu einem bestimmten Zeitpunkt nehmen können, Vorrang.

Beispielsweise haben Eltern von schulpflichtigen Kindern und Arbeitnehmer, deren Partner Lehrer ist, in den Schulferien Vorrang auf Urlaub. Zudem können Alter, Dauer der Betriebszugehörigkeit sowie bestimmte Krankheiten, die Urlaub zu bestimmten Zeiten erfordern, Kriterien für einen Vorrang bei der Urlaubsplanung sein.

Falls der Urlaub ohne triftigen Grund abgelehnt wurde, sollte ein Gespräch mit dem Arbeitgeber stattfinden. Bleibt dieses ohne Ergebnis, kann eine Rechtsberatung weiterhelfen. „Wer trotz Ablehnung den Urlaub eigenmächtig antritt, muss mit einer Abmahnung oder sogar einer Kündigung des Arbeitsvertrags rechnen", warnt Anwalt Markus Hannen.

Falls der Arbeitnehmer den bereits genehmigten Urlaub nicht mehr nehmen möchte, kann ihn dieser in Rücksprache mit dem Vorgesetzten stornieren. Hierzu bedarf es aber einer ausdrücklichen Vereinbarung .

Aber darf der Chef genehmigten Urlaub zurücknehmen? Arbeitnehmern darf nur in besonderen Ausnahme- und absoluten Notfällen der Urlaub wieder gestrichen werden, nicht bei durch den Arbeitgeber beherrschbaren betrieblichen Schwierigkeiten „Also bei einem unvorhersehbaren, existenzgefährdenden Ereignis. Und dann auch nur, wenn es zwingende betriebliche Gründe und keinen anderen Ausweg gibt", weist Anwalt Markus Hannen hin. Stornokosten für bereits gebuchte Flüge und Unterkünfte hat dann der Arbeitgeber zu tragen.

Ebenfalls darf ein Beschäftigter nicht aus dem Urlaub zurückgeholt werden. Auch dann nicht, wenn es dringende betriebliche Gründe gibt. Vereinbarungen, die verpflichten, den Urlaub bei Bedarf abzubrechen, sind rechtsunwirksam. Urlaub, der unter solchen Voraussetzungen angetreten wird, gilt als nicht genommen. Wenn ein Arbeitnehmer einem solchen Rückruf folgt, geschieht das freiwillig. Der Arbeitgeber muss dann alle Kosten, die dadurch entstehen, übernehmen.

Hat der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen ordnungsgemäß beantragten Urlaub ohne Gründe verweigert, wandelt sich dessen Urlaubsanspruch in einen Schadensersatzanspruch um. Somit hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Gewährung von Ersatzurlaub, für dessen Beantragung die vorgenannten Grundsätze gelten. Der Verfall des Urlaubes zum Jahresende kommt nicht in Betracht, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in die Lage versetzt hatte, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Wenn das schon für den Fall greift, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht dazu „motiviert" hatte, Urlaubsanträge zu stellen, muss das erst recht gelten, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtswidrig an der Realisierung seines Urlaubsanspruchs gehindert hatte.

Den Zeitraum des Urlaubs festzulegen ist grundsätzlich Sache des Arbeitgebers. Er muss dabei aber deutlich machen, ob er gesetzlichen, tariflichen oder sonstigen Urlaub gewährt. Vor einer einseitigen Festlegung muss er immer die Wünsche des Arbeitnehmers erfragen. Denn diese können sie auch dann noch geltend machen, wenn der Arbeitgeber den Urlaub ohne Befragung bereits festgelegt hat. Letztlich billigt das BAG eine einseitige Urlaubsfestsetzung nur, wenn sie vom Arbeitnehmenden akzeptiert wird.

Wenn der Arbeitgeber mit Zustimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG) rechtswirksam Betriebsferien festlegt, stehen diese dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmers entgegen. Die Betriebsferien müssen dadurch auch nicht durch dringende betriebliche Belange gerechtfertigt sein.

Dass es überhaupt zu einem Verfall des Urlaubsanspruchs kommen kann setzt nach der Rechtsprechung des BAG voraus, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in die Lage versetzt hatte, seinen Urlaubsanspruch auch tatsächlich wahrzunehmen. Hierfür ist zwar nicht erforderlich, dass der Arbeitgeber Urlaub von sich aus anordnet; er muss den Arbeitnehmer aber ausreichend über den Umfang seines Urlaubs und dessen möglichen Fortfall zum Jahresende, üblicherweise, aber nicht zwingend, in Textform (per E-Mail oder WhatsApp), informiert haben.

Hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer gar nicht, unvollständig oder intransparent informiert, so erlischt der Urlaub nicht direkt mit Ablauf des Bezugszeitraums. Vielmehr wird der Urlaub in das Folgejahr fortgeschrieben und besteht als gewöhnlicher Urlaubsanspruch fort. Für diesen Urlaubsanspruch gelten dann die Regelungen wie für den „normalen“ Jahresurlaub.

Inhaltlich muss eine derartige Unterrichtung des Arbeitnehmers

• eine Information über die Zahl der dem Arbeitnehmer zustehenden Urlaubstage enthalten und
• die Aufforderung, den Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er noch im laufenden Urlaubsjahr genommen werden kann.
• Schließlich bedarf es, eines unmissverständlichen Hinweises darauf, dass der Urlaub ersatzlos verfallen wird, wenn er innerhalb des Bezugszeitraums nicht genommen wird.

Haben die Arbeits- bzw. Tarifparteien im Vertrag zumindest niedergelegt, dass der vertragliche Urlaub zum Jahresende untergehen soll, setzt der Verfall des über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinausgehenden Urlaubes (aufgrund Arbeitsvertrages oder Tarifvertrages) keine Unterrichtung des Arbeitnehmers über Umfang und den zum 31.12. drohenden Verlust seines Urlaubs voraus. Im Bereich des Mehrurlaubs ist es alleine Sache der Vertragsparteien zu bestimmen, wann und unter welchen Voraussetzungen dieser wegfallen soll.