Abmahnung – was du wissen solltest

In der Abmahnung sollte der Arbeitgeber sehr genau beschreiben, was genau der Arbeitnehmer falsch gemacht hat. Denn nur, wenn alle Unklarheiten beseitigt sind, kann der Arbeitnehmer auch sein Verhalten ändern.

Der Arbeitgeber fordert seinen Angestellten dazu auf, sich vertragskonform zu verhalten. Dazu zählen nicht nur die Inhalte im Arbeitsvertrag, sondern auch die Nebenpflichten, wie zum Beispiel Pünktlichkeit, die jeder Arbeitnehmer einzuhalten hat.

Es hält sich hartnäckig das Gerücht, nach dem man bei der dritten Abmahnung gekündigt werden kann. Doch ist das überhaupt richtig? Personalreferentin Elena Albrecht hat eine klare Antwort: „Nein. Gleichzeitig kündigen und abmahnen würde auch keinen Sinn machen. Schließlich dient eine Abmahnung ja dazu, den Mitarbeiter aufzufordern, sein Verhalten zu ändern – nicht als ‚Wegbereiter‘ für eine Kündigung.“ Es gibt übrigens auch kein Gesetz, nach dem der Arbeitgeber nach der dritten Abmahnung kündigen muss. Allerdings wirkt der Arbeitgeber auch irgendwann eher unglaubwürdig und inkonsequent – um mal bei der Kindererziehung zu bleiben –, wenn er mehrfach abmahnt und dem Mitarbeiter dann doch nicht kündigt. Schließlich hatte derjenige ja dann auch mehrere Chancen, sich zu bessern. „Kommt ein solcher Fall vor Gericht, stellt sich das Unternehmen auch tatsächlich besser, wenn er seinen Mitarbeiter vorher mehrfach abgemahnt hat. Aber Achtung: Bei mehreren Abmahnungen sollten diese auch zum gleichen Verstoß erteilt worden sein. Der Chef darf theoretisch auch schon kündigen, wenn der Mitarbeiter sein Verhalten trotz einmaliger, vorheriger Abmahnung nicht verbessert. Je nach Verstoß kann das Unternehmen sogar fristlos kündigen – ohne vorher eine Abmahnung erteilt zu haben“, weiß Elena Albrecht. Das wäre zum Beispiel der Fall bei Diebstahl oder einem körperlichen Angriff. Das Vertrauensverhältnis ist dann meist derart gestört, dass ein Arbeitsverhältnis ohnehin keinen Sinn mehr macht.

Je nachdem wie groß bzw. klein das Unternehmen ist, in dem man arbeitet, stellt sich die Frage, wer eigentlich eine Abmahnung erteilen darf. Der Chef, die Personalabteilung oder gar der Kollege? „Eine Abmahnung darf jede weisungsbefugte Person im Unternehmen aussprechen, wie z.B. die direkte Führungskraft oder die Personalabteilung“, weiß Elena Albrecht. „Abmahnungen sind aus rechtlicher Sicht ein komplexes Thema. Daher sollte auch die Führungskraft über ein gewisses rechtliches Know-how verfügen. So ist zum Beispiel nicht jedes Fehlverhalten gleich abmahnungsrelevant, nur weil der Chef es als solches empfindet.“

In Unternehmen mit einer eigenen Personalabteilung ist es häufig so, dass die Führungskräfte auf die Personaler zu gehen und den Sachverhalt schildern. Die Aufgabe der Personalabteilung ist es dann, in einem ersten Schritt zu entscheiden, ob der Sachverhalt überhaupt abmahnungsrelevant ist. Hat der Mitarbeiter also tatsächlich gegen eine Arbeits- oder betriebliche Regelung verstoßen? Und kannte der Mitarbeiter die richtige Anweisung? Oft passiert es ja auch, dass eine gewünschte Arbeitsweise nicht an alle Mitarbeiter verständlich kommuniziert wurde. Eine vorherige Anhörung des Mitarbeiters ist übrigens keine Pflicht der Führungskraft.

Mal fünf Minuten zu spät gekommen und gleich eine Abmahnung auf dem Schreibtisch? Wann ist diese wirklich gerechtfertigt? „Eine Abmahnung kann jeder erhalten, der mit seinem Verhalten gegen eine Arbeits- oder betriebliche Regelung sowie die Nebenpflichten eines Arbeitsvertrags verstößt“, so Personalreferentin Elena Albrecht. Entsprechende Beispiele, für die ihr eine Abmahnung bekommen könntet, habe ich euch hier einmal aufgelistet. Beachtet bitte, dass es Beispiele sind und je nach Vertrag und Arbeitsanweisung können die selbstverständlich bei euch abweichen:

• Verstoß gegen die Arbeitsanweisung: z.B. verspätete Reaktion auf Kundenanfrage, falsche Bearbeitung von Geschäftsvorfällen, fehlerhafte Vertragserstellung für Kunden
• Verstoß gegen die betrieblichen Regelungen: z.B. verspätete Krankmeldungen, Unpünktlichkeit, Verstoß gegen ein Rauchverbot
• Verstoß gegen die Nebenpflichten eines Arbeitsvertrags: z.B. Beleidigung von Kunden, da geschäftsschädigend

Wer auch „nur“ zwei Minuten zu spät zur Arbeit erscheint, verstößt gegen die Nebenpflichten seines Vertrags und kann dadurch eine Abmahnung erhalten. Oft stellt sich dann die Frage nach der Verhältnismäßigkeit. Man selbst empfindet die Abmahnung vielleicht als völlig überzogen. Doch wo genau sollte der Arbeitgeber die Grenze ziehen?

Es gibt sie an jedem Arbeitsplatz: Mitarbeiter, die ständig zu spät kommen – und scheinbar um keine Ausrede verlegen sind. Mal musste er zum „Notebookdoktor“, weil der Akku des Laptops schlappgemacht hat, dann hat er verschlafen, da er die ganze Nacht von Zuhause gearbeitet hat. Und zwischendurch verreckt mal das Auto. Wann ist da laut Arbeitsrecht eine Abmahnung fällig? „Hier kommt es vor allem auf die Häufigkeit an“, erklärt unser Partneranwalt Kai Solmecke.

Auf die Häufigkeit und darauf, wie viel und warum der Mitarbeiter immer wieder zu spät kommt. Denn ein, zwei Mal ein paar Minuten später ins Büro hereinzutrudeln, ist für die meisten Arbeitgeber noch kein Grund, aktiv zu werden. Rechtsanwalt Kai Solmecke erklärt: „Grundsätzlich trägt der Arbeitnehmer das Wegerisiko“ – also das Risiko, nicht pünktlich erscheinen zu können. „Wenn der Wintereinbruch zwei Tage zurückliegt, sollte zum Beispiel klar sein, dass ich früher aufstehen muss, um rechtzeitig da zu sein.“

Wenn das Arbeitszeitmodell es vorsieht, können die versäumten Stunden am Morgen noch hintendran gehängt und zum Feierabend hin nachgeholt werden. Ausnahmen bestehen allerdings bei unvorhersehbaren Ereignissen, zum Beispiel bei einem unangekündigten Streik des öffentlichen Nahverkehrs, einem Unfall oder wetterbedingten Turbulenzen, die völlig überraschend eintreten. In jedem Fall empfiehlt sich, immer etwas Puffer für den Fahrweg einzukalkulieren. Dann wird’s definitiv schwerer mit dem zu spät kommen …

Schon zu Beginn dieses Artikels habe ich von sogenannten Nebenpflichten gesprochen, die zu einem Arbeitsvertrag gehören. Und ihr fragt euch wahrscheinlich genauso wie ich, was diese Pflichten überhaupt sind. Elena Albrecht erklärt es euch: „Mit den sogenannten Nebenpflichten sind diejenigen Pflichten des Arbeitnehmers gemeint, die nicht im Anstellungsvertrag aufgeführt werden, sich aber automatisch aus dem Anstellungsverhältnis ergeben. Dazu gehören zum Beispiel Verschwiegenheit, Schutz des Arbeitergebereigentums, Melden, wenn eine Störung betrieblicher Abläufe droht oder Wettbewerbsverbot.“

Wer eine Abmahnung erhalten hat und überlegt, rechtlich dagegen vorzugehen, sollte sich vorher unbedingt ein paar Gedanken machen: Habe ich nicht doch gegen die Anweisung gehandelt? Ist die Abmahnung vielleicht gerechtfertigt, auch wenn sie unverhältnismäßig erscheint? Was bedeutet die Klage für meinen künftigen Arbeitsalltag? Lohnt sich überhaupt der ganze Aufwand? „In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Abmahnungen nicht gerechtfertigt sind. Ein Gespräch mit einem Anwalt kann dann schon einmal Klarheit verschaffen“, so Dr. Elena Albrecht. „Allerdings sind Abmahnungen – zumindest, wenn sie fachlich korrekt erteilt wurden – in der Regel sehr schwer vor Gericht anzufechten.“ Gerade in Personalabteilungen werden die vorgeworfenen Sachverhalte nämlich erst einmal mittels Zeugenaussagen oder anderen Beweisen gründlich geprüft. Stellt ein Anwalt aber fest, dass die Abmahnung rechtswidrig ausgesprochen wurde, zum Beispiel wegen falscher Tatsachenbehauptung oder fehlender Verhältnismäßigkeit, sollte man dagegen gerichtlich vorgehen: „Hat man den Prozess gewonnen, ist der Arbeitgeber in der Pflicht, die Abmahnung aus der Personalakte zu nehmen“, erklärt Elena Albrecht.

Wer eine Abmahnung erhalten hat, aber gerichtlich nicht dagegen vorgehen kann oder möchte, hat immer noch eine zweite Möglichkeit: die sogenannte Gegendarstellung. Als Arbeitnehmer reicht man dafür eine schriftliche Aussage zum vorgeworfenen Sachverhalt bei der Führungskraft bzw. der Personalabteilung ein. „Der Mitarbeiter berichtet in der Gegendarstellung seine Sicht des Sachverhalts – und zwar möglichst konstruktiv. So kann er beispielsweise darlegen, dass eine bestimmte Arbeitsanweisung seiner Meinung nach nicht verständlich genug kommuniziert wurde und sein Fehlverhalten daher rührt“, so Elena Albrecht. „Als Mitarbeiter kann er verlangen, dass seine Gegendarstellung mit in die Akte aufgenommen wird.“ Das macht zwar die Abmahnung nicht rückgängig, ist aber im Streitfall ebenfalls ein offizielles Dokument und würde vor Gericht zumindest berücksichtigt werden.

Damit eine Abmahnung auch vor Gericht als zulässig gilt, muss sie bestimmte formelle Kriterien erfüllen. Was ich zum Beispiel nicht wusste: Sie muss per Gesetz nicht unbedingt schriftlich erfolgen. Allerdings ist die schriftliche Form in jedem Fall ratsam – sowohl für den Arbeitgeber, als auch für den Arbeitnehmer. Personalreferentin Elena Albrecht erklärt außerdem: „Neben den Inhalten einer Abmahnung sollte der Arbeitgeber darauf achten, diese zu unterschreiben. Nur so ist es ein offizielles Dokument.“

Hat man sich jahrelang nichts mehr zu Schulden kommen lassen, wäre es doch fair, wenn die Abmahnung von vor zehn Jahren aus der Personalakte verschwindet. Oder nicht? Ähnlich wie bei der Verkehrssünder-Kartei in Flensburg könnte ich mir gut vorstellen, dass auch Abmahnungen „bei guter Führung“ nach ein paar Jahren entfernt werden könnten. Doch wie sieht es tatsächlich in der Realität aus? Elena Albrecht weiß: „Dazu gibt es keine gesetzliche Regelung. Jedem Unternehmen steht es frei, damit umzugehen wie es das für richtig hält.“ Das heißt also, die Firma hat das Recht, die berechtigte Abmahnung für immer in der Personalakte zu belassen – trotz keiner weiteren Verstöße. Genauso gut darf er die Abmahnung nach kurzer Zeit vernichten. Elena Albrecht sagt dazu: „Ob man eine Abmahnung nach Jahren entfernt, hängt wohl stark mit der Art des Verstoßes zusammen. Hat ein Mitarbeiter zum Beispiel Firmeneigentum gestohlen, ist das ein größerer Vertrauensverlust und bleibt demnach länger in der Akte, als beispielsweise eine einmalige Verspätung.“

Theoretisch könnte ich jederzeit eine Abmahnung wegen eines lang zurückliegenden Verstoßes erhalten, denn: „Es gibt kein Gesetz, das den Abmahnungszeitraum einschränkt“, weiß Personalreferentin Elena Albrecht. „Lediglich eine Richtlinie besagt, dass der Chef nicht länger als zwei Wochen nach Kenntnisgewinn mit der Abmahnung warten sollte.“ Je länger man wartet, desto weniger wirkungsvoll ist sie vermutlich auch für den Mitarbeiter.

Würde ich eine Abmahnung von meinem Arbeitgeber erhalten, wüsste ich vermutlich erst einmal gar nicht, wie ich damit umgehen sollte. Dr. Elena Albrecht hat als Personalreferentin einen guten Rat: „Wenn Sie eine Abmahnung erhalten, bleiben Sie in erster Linie ruhig und nehmen Sie diese nicht persönlich. Es bringt nämlich gar nichts, sich aufzuregen oder gar Ihren Chef zu beschimpfen. Überlegen Sie einmal von einem objektiven Standpunkt aus, ob Sie tatsächlich gegen eine Anweisung gehandelt haben. Vielleicht war Ihnen Ihr Fehlverhalten zunächst gar nicht bewusst? In jedem Fall kann ein klärendes Gespräch mit Ihrer Führungskraft und/oder der Personalabteilung schon Missverständnisse aus dem Weg räumen. Ziehen Sie den Betriebsrat hinzu, falls es in Ihrem Unternehmen einen gibt. In jedem Fall lohnt es sich, eine schriftliche Gegendarstellung (wie oben beschrieben) einzureichen und darauf zu bestehen, dass diese mit in die Personalakte aufgenommen wird. Sowohl bei dem Gespräch als auch bei der schriftlichen Gegendarstellung ist es enorm wichtig, dass Sie sachlich bleiben und konstruktive Argumente bringen. Um zu vermeiden, dass Sie nochmal eine Abmahnung erhalten, sollten Sie Ihr Verhalten danach merklich verändern. Haben Sie beispielsweise eine wegen Unpünktlichkeit erhalten, kommen Sie zukünftig nicht nur auf die Minute pünktlich, sondern schon zehn Minuten eher. So zeigen Sie Ihrem Arbeitgeber, dass Sie die Abmahnung ernst nehmen und aus Ihrem Fehler gelernt haben.“

Nochmal in aller Kürze, was zu tun ist, wenn du eine Abmahnung erhältst:

1. Ruhig und besonnen bleiben.

2. Objektiv überlegen, ob man nicht doch einen Fehler gemacht hat.

3. Klärendes Gespräch mit dem Chef bzw. der Personalabteilung, ggf. den Betriebsrat hinzuziehen.

4. Schriftliche Gegendarstellung einreichen und verlangen, dass diese in der Personalakte vermerkt wird.

5. Abmahnung ernst nehmen und Verhalten entsprechend ändern.