Abmahnung im Arbeitsrecht – Gründe, Fristen und mehr

„Es gibt kein Gesetz, das die Frist für eine Abmahnung beschränkt“, weiß der Jurist. Sofern allerdings seit dem Zeitpunkt der Kenntnis hinsichtlich der Pflichtverletzung durch den Arbeitnehmer 6 Monate oder mehr vergangen sind, tritt Verwirkung ein, weshalb die Pflichtverletzung nicht mehr wirksam abgemahnt werden kann. „Empfohlen wird, dass der Chef nicht länger als vier Wochen nach Kenntnisgewinn mit der Abmahnung warten sollte, anderenfalls könnte ein Gericht zu der Einschätzung gelangen, dass der Arbeitgeber die Pflichtverletzung selbst als nicht „schlimm“ angesehen hat.“ Je länger man wartet, desto weniger wirkungsvoll ist sie vermutlich auch für den Mitarbeiter.

Damit eine Abmahnung auch vor Gericht als zulässig gilt, muss sie bestimmte formelle Kriterien erfüllen. Was viele überraschen wird: Sie muss per Gesetz nicht unbedingt schriftlich erfolgen. Allerdings ist die schriftliche Form in jedem Fall ratsam – sowohl für den Arbeitgeber, als auch für den Arbeitnehmer. Rechtsanwalt Volker Flach erklärt außerdem: „Neben den Inhalten einer Abmahnung sollte der Arbeitgeber darauf achten, diese zu unterschreiben. Nur so ist es ein offizielles Dokument.“ Die Abmahnung sollte immer 4-stufig aufgebaut werden.

In der Abmahnung sollte der Arbeitgeber auf der ersten Stufe sehr genau beschreiben, inwieweit das Verhalten des Mitarbeitenden arbeitsvertragswidrig war. Dabei sollten auch Ort, Datum und Uhrzeit des Fehlverhaltens genannt werden. Denn nur, wenn alle Unklarheiten beseitigt sind, kann der Arbeitnehmer auch sein Handeln ändern. Allgemein sollte diese Sachverhaltsdarstellung so genau wie möglich, wertneutral auf Basis von „W-Worten“ erfolgen. Das heißt, wer hat wann was, womit gegenüber wem gemacht/gesagt und so weiter?

Auf der zweiten Stufe muss ausgeführt werden, wogegen der Arbeitnehmer verstoßen hat, also z.B. gegen eine Pflicht aus dem Arbeitsvertrag, eine Anweisung seines Vorgesetzten oder eine gesetzliche Pflicht.

Der Arbeitgeber fordert seinen Angestellten auf der dritten Stufe sodann dazu auf, sich zukünftig vertragskonform zu verhalten. Dazu zählen nicht nur die Inhalte im Arbeitsvertrag, sondern auch die Nebenpflichten, wie zum Beispiel Pünktlichkeit, die jeder Arbeitnehmer einzuhalten hat.

Eine Abmahnung dient dem Arbeitgeber als Maßnahme, dem Arbeitnehmer mit Konsequenzen zu drohen. Auf der vierten Stufe muss der Arbeitgeber vor einer möglichen Kündigung, dem Arbeitnehmer also arbeitsrechtliche Konsequenzen „bis hin zur Kündigung“ androhen (sogenannte Warnfunktion der Abmahnung).

Da es keine Verjährungsfrist gibt, bleibt eine Abmahnung dauerhaft in der Personalakte. So kann sich der Arbeitgeber bei einer späteren Kündigung auf diese berufen. Nur wenn die Abmahnung nicht berechtigt ist oder die abgemahnte Pflichtverletzung unter keinem rechtlichen Gesichtspunkt für das Arbeitsverhältnis noch Relevanz haben könnte, was selten der Fall ist, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese aus der Personalakte entfernen zu lassen. Die Abmahnung hat folglich eine rechtliche Wirkung als Vorstufe zu einer Kündigung. Klar ist aber auch, dass eine Abmahnung mit der Zeit an Wirkung verliert.

Es hält sich hartnäckig das Gerücht, nach dem man bei der dritten Abmahnung gleichzeitig gekündigt werden kann. Doch ist das überhaupt richtig? Der Rechtsexperte hat eine klare Antwort: „Nein! Gleichzeitig kündigen und abmahnen würde auch keinen Sinn machen. Schließlich dient eine Abmahnung ja dazu, den Mitarbeiter aufzufordern, sein Verhalten zu ändern – nicht als ‚Wegbereiter‘ für eine Kündigung.“ Durch die Abmahnung wird die Pflichtverletzung außerdem „verbraucht“, sodass es vor Ausspruch einer Kündigung einer weiteren Pflichtverletzung bedürfte, welche dann den Kündigungsgrund darstellen würde.

Die Abmahnung hat im Arbeitsrecht demnach eine gewisse Warnfunktion.“ Wenn ein Arbeitnehmer wegen eines bestimmten Fehlverhaltens bereits ermahnt wurde, kann der Arbeitgeber im nächsten Schritt - also bei der nächsten Pflichtverletzung - durchaus eine Kündigung aussprechen, sofern er sein Verhalten nicht ändert. Es ist nicht immer erforderlich, ihn mehrmals zu ermahnen. Wie oft ein Arbeitnehmer vor Ausspruch einer Kündigung abgemahnt werden muss, hängt von der Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Schwere der Pflichtverletzung ab. Als Faustformel gilt hier die „Paderborner- Formel“:

• Betriebszugehörigkeit von 0-3 Jahren: 1-2 Abmahnungen
• Betriebszugehörigkeit von 4-8 Jahren: 2-3 Abmahnungen
• Betriebszugehörigkeit über 8 Jahre: 3-4 Abmahnungen

Hier wird auch zwischen Haupt- und Nebenpflichten unterschieden. Die Verletzung der Hauptpflicht wiegt schwerer als die Verletzung einer bloßen Nebenpflicht. Grundsätzlich sollte nicht mehr als 4-mal wegen der gleichen Pflichtverletzung abgemahnt werden, da anderenfalls die Warnfunktion der Abmahnung entfällt. Der Arbeitnehmer muss bei inflationärem Abmahnen nicht damit rechnen, dass der Arbeitgeber seine Androhung des Kündigungsausspruchs tatsächlich umsetzt. Der Jurist spricht bei Pflichtverletzungen aus dem gleichen Pflichtenkreis von einschlägigen Abmahnungen. Nur diese sind letztlich als Voraussetzung für die Kündigung von Bedeutung.

Ebenso muss ein Mitarbeiter regelmäßig vor einer außerordentlichen, fristlosen Kündigung abgemahnt werden. Dies gilt dann in der Regel nicht, wenn es sich um schwerwiegende Verstöße wie Straftaten (z.B. Diebstahl) und schwerwiegenden Pflichtverletzungen aus dem Vertrauensbereich (z.B. Wettbewerbsverstoß) handelt. Es gibt allerdings keine absoluten Kündigungsgründe laut Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Im Ergebnis kann es also auch bei einer Straftat erforderlich sein, vor Ausspruch der Kündigung zunächst abzumahnen.

Selbst wenn Arbeitnehmer aufgrund ihres Tarifvertrags nicht regulär, das heißt fristgemäß entlassen werden können, ist dennoch regelmäßig eine vorherige Abmahnung notwendig. Für eine Kündigung benötigt es einen wichtigen Grund. Es muss ein schwerwiegender Verstoß gegen seine Pflichten vorliegen, der dem Arbeitgeber die Fortführung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar macht.

Je nachdem wie groß bzw. klein das Unternehmen ist, in dem man arbeitet, stellt sich die Frage, wer eigentlich eine Abmahnung erteilen darf. Der Chef, die Personalabteilung oder gar der Kollege? „Eine Abmahnung darf jede weisungsbefugte Person im Unternehmen aussprechen, wie zum Beispiel die direkte Führungskraft oder die Personalabteilung“, so Volker Flach, Fachanwalt für Arbeitsrecht. „Abmahnungen sind aus arbeitsrechtlicher Sicht ein komplexes Thema. Daher sollte auch die Führungskraft über ein gewisses rechtliches Know-how verfügen. So ist zum Beispiel nicht jedes Fehlverhalten gleich abmahnungsrelevant, nur weil der Chef es als solches empfindet.“

In Unternehmen mit einer eigenen Personalabteilung ist es häufig so, dass die Führungskräfte auf die Personaler zu gehen und den Sachverhalt schildern. Die Aufgabe der Personalabteilung ist es dann, in einem ersten Schritt zu entscheiden, ob der Sachverhalt überhaupt abmahnungsrelevant ist. Hat der Mitarbeiter also tatsächlich gegen eine Arbeits- oder betriebliche Regelung verstoßen? Und kannte der Mitarbeiter die richtige Anweisung? Oft passiert es ja auch, dass eine gewünschte Arbeitsweise nicht an alle Mitarbeiter verständlich kommuniziert wurde. Eine vorherige Anhörung des Mitarbeiters ist übrigens keine Pflicht der Führungskraft.

Mal fünf Minuten zu spät gekommen und gleich eine Abmahnung auf dem Schreibtisch? Wann ist diese wirklich gerechtfertigt? „Eine Abmahnung kann jeder erhalten, der mit seinem Verhalten gegen eine Arbeits- oder betriebliche Regelung sowie die Nebenpflichten eines Arbeitsvertrags verstößt. Mit den sogenannten Nebenpflichten sind diejenigen Pflichten des Arbeitnehmers gemeint, die nicht im Anstellungsvertrag aufgeführt werden, sich aber automatisch aus dem Anstellungsverhältnis ergeben. Dazu gehören zum Beispiel Verschwiegenheit, Schutz des Arbeitergebereigentums, Melden, wenn eine Störung betrieblicher Abläufe droht oder Wettbewerbsverbot.“, so Rechtsanwalt Volker Flach.

Folgende Beispiele sind ebenfalls Gründe, für die ihr eine Abmahnung bekommen könntet. Diese Beispiele können je nach Vertrag und Arbeitsanweisung selbstverständlich abweichen:

• Verstoß gegen die Arbeitsanweisung: z.B. verspätete Reaktion auf Kundenanfrage, falsche Bearbeitung von Geschäftsvorfällen, fehlerhafte Vertragserstellung für Kunden, Arbeitsverweigerung
• Verstoß gegen die betrieblichen Regelungen: z.B. verspätete Krankmeldungen, Unpünktlichkeit, Verstoß gegen ein Rauchverbot, Alkohol- und Drogenmissbrauch, private Internetnutzung
• Verstoß gegen die Nebenpflichten eines Arbeitsvertrags: z.B. unprofessionelles Verhalten gegenüber Kollegen oder Kunden, da geschäftsschädigend
• Weitere Verstöße: z.B. Diebstahl, Unterschlagung, Verletzung der Vertraulichkeit

Wer auch „nur“ zwei Minuten zu spät zur Arbeit erscheint, verstößt gegen die Pflichten seines Vertrags und kann dadurch eine Abmahnung erhalten. Oft stellt sich dann die Frage nach der Verhältnismäßigkeit. Man selbst empfindet die Abmahnung vielleicht als völlig überzogen. Doch wo genau sollte der Arbeitgeber die Grenze ziehen?

Es gibt sie an jedem Arbeitsplatz: Mitarbeiter, die ständig zu spät kommen – und scheinbar um keine Ausrede verlegen sind. Mal musste er zum „Notebookdoktor“, weil der Akku des Laptops schlappgemacht hat, dann hat er verschlafen, da er die ganze Nacht von Zuhause gearbeitet hat. Und zwischendurch gibt mal das Auto auf. Wann ist da laut Arbeitsrecht eine Abmahnung fällig? „Hier kommt es vor allem auf die Häufigkeit an“, erklärt der Jurist.

Auf die Häufigkeit und darauf, wie viel und warum der Mitarbeiter immer wieder zu spät kommt. Denn ein, zwei Mal ein paar Minuten später ins Büro hereinzutrudeln, ist für die meisten Arbeitgeber noch kein Grund, aktiv zu werden. Herr Flach erklärt: „Grundsätzlich trägt der Arbeitnehmer das Wegerisiko“ – also das Risiko, nicht pünktlich erscheinen zu können. „Wenn der Wintereinbruch zwei Tage zurückliegt, sollte zum Beispiel klar sein, dass ich früher aufstehen muss, um rechtzeitig da zu sein.“

Wenn das Arbeitszeitmodell es vorsieht, können die versäumten Stunden am Morgen noch hintendran gehängt und zum Feierabend hin nachgeholt werden. Ausnahmen bestehen allerdings bei unvorhersehbaren Ereignissen, zum Beispiel bei einem unangekündigten Streik des öffentlichen Nahverkehrs, einem Unfall oder wetterbedingten Turbulenzen, die völlig überraschend eintreten. In jedem Fall empfiehlt sich, immer etwas Puffer für den Fahrweg einzukalkulieren.

Wer eine Abmahnung im Job erhalten hat, aber gerichtlich nicht dagegen vorgehen kann oder möchte, hat immer noch eine zweite Möglichkeit: die sogenannte Gegendarstellung. Als Arbeitnehmer reicht man dafür eine schriftliche Aussage zum vorgeworfenen Sachverhalt bei der Führungskraft bzw. der Personalabteilung ein. „Der Mitarbeiter berichtet in der Gegendarstellung seine Sicht des Sachverhalts – und zwar möglichst konstruktiv. So kann er beispielsweise darlegen, dass eine bestimmte Arbeitsanweisung seiner Meinung nach nicht verständlich genug kommuniziert wurde und sein Fehlverhalten daher rührt“, so Rechtsanwalt Volker Flach. „Als Mitarbeiter kann er verlangen, dass seine Gegendarstellung mit in die Akte aufgenommen wird.“ Das macht zwar die Abmahnung nicht rückgängig, ist aber im Streitfall ebenfalls ein offizielles Dokument und würde vor Gericht zumindest berücksichtigt werden.

Wer eine Abmahnung erhalten hat und überlegt, rechtlich dagegen vorzugehen, sollte sich vorher unbedingt ein paar Gedanken machen: Habe ich nicht doch gegen die Anweisung gehandelt? Ist die Abmahnung vielleicht gerechtfertigt, auch wenn sie unverhältnismäßig erscheint? Was bedeutet die Klage für meinen künftigen Arbeitsalltag? Lohnt sich überhaupt der ganze Aufwand? „In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Abmahnungen nicht gerechtfertigt sind. Ein Gespräch mit einem Anwalt kann dann schon einmal Klarheit verschaffen“, so der Rechtsexperte. „Allerdings sind Abmahnungen – zumindest, wenn sie fachlich korrekt erteilt wurden – in der Regel sehr schwer vor Gericht anzufechten.“ Gerade in Personalabteilungen werden die vorgeworfenen Sachverhalte nämlich erst einmal mittels Zeugenaussagen oder anderen Beweisen gründlich geprüft. Stellt ein Anwalt aber fest, dass die Abmahnung rechtswidrig ausgesprochen wurde, zum Beispiel wegen falscher Tatsachenbehauptung oder fehlender Verhältnismäßigkeit, kann man dagegen gerichtlich vorgehen: „Hat man den Prozess gewonnen, ist der Arbeitgeber in der Pflicht, die Abmahnung aus der Personalakte zu nehmen“, erklärt der Fachanwalt für Arbeitsrecht.

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Wer eine Abmahnung von seinem Arbeitgeber erhält, weiß vermutlich erst einmal gar nicht, wie er damit umgehen sollte. Rechtsanwalt Volker Flach weiß einen guten Rat: „Wenn Sie eine Abmahnung erhalten, bleiben Sie in erster Linie ruhig und nehmen Sie diese nicht persönlich. Es bringt nämlich gar nichts, sich aufzuregen oder gar Ihren Chef zu beschimpfen. Überlegen Sie einmal von einem objektiven Standpunkt aus, ob Sie tatsächlich gegen eine Anweisung gehandelt haben. Vielleicht war Ihnen Ihr Fehlverhalten zunächst gar nicht bewusst? In jedem Fall kann ein klärendes Gespräch mit Ihrer Führungskraft und/oder der Personalabteilung schon Missverständnisse aus dem Weg räumen. Ziehen Sie den Betriebsrat hinzu, falls es in Ihrem Unternehmen einen gibt. Oft lohnt es sich, eine schriftliche Gegendarstellung einzureichen und darauf zu bestehen, dass diese mit in die Personalakte aufgenommen wird. Sowohl bei dem Gespräch als auch bei der schriftlichen Gegendarstellung ist es enorm wichtig, dass Sie sachlich bleiben und konstruktive Argumente bringen. Um zu vermeiden, dass Sie nochmal eine Abmahnung erhalten, sollten Sie Ihr Verhalten danach merklich verändern. Haben Sie beispielsweise eine Abmahnung wegen Unpünktlichkeit erhalten, kommen Sie zukünftig nicht nur auf die Minute pünktlich, sondern schon ein paar Minuten eher. So zeigen Sie Ihrem Arbeitgeber, dass Sie die Abmahnung ernst nehmen und aus Ihrem Fehler gelernt haben.“

Es besteht aber auch die Möglichkeit auf die Abmahnung gar nicht zu reagieren. Sollte diese irgendwann Relevanz entfalten, da der Arbeitgeber eine Kündigung ausspricht und es sich bei der Abmahnung um eine einschlägige Abmahnung handelt, kann diese im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses auch noch Jahre später vom Arbeitnehmer rechtlich angegriffen werden.

Nochmal in aller Kürze, was zu tun ist, wenn du eine Abmahnung erhältst:

1. Ruhig und besonnen bleiben.

2. Objektiv überlegen, ob man nicht doch einen Fehler gemacht hat.

3. Klärendes Gespräch mit dem Chef bzw. der Personalabteilung, ggf. den Betriebsrat hinzuziehen.

4. Schriftliche Gegendarstellung einreichen und verlangen, dass diese in der Personalakte vermerkt wird.

5. Abmahnung ernst nehmen und Verhalten entsprechend ändern.